--- title: "कोटेशन फॉर्मेट (Quotation Format): मतलब, GST और नमूना" canonical: https://luckpanda.app/hi/templates/quotation-format language: hi updated: 2026-10-09 content: full --- # कोटेशन फॉर्मेट **कोटेशन का मतलब क्या है, और कोटेशन फॉर्मेट में क्या होना चाहिए?** बिज़नेस में कोटेशन (Quotation) का मतलब है **भाव-पत्र** या **दर-पत्र**: विक्रेता का लिखित प्रस्ताव कि वह तय माल या सेवा, तय दाम और शर्तों पर, एक सीमित समय तक देगा। (साहित्य में quotation का अर्थ "उद्धरण" होता है।) कोटेशन फॉर्मेट में विक्रेता और खरीदार (GSTIN सहित), कोटेशन नंबर और तारीख, हर आइटम का HSN/SAC, मात्रा, दर और GST, कुल रकम, और वैधता, भुगतान, डिलीवरी व भाड़े की शर्तें होती हैं। - कोटेशन पर GST देय नहीं होता; वह सिर्फ़ दिखाता है कि इनवॉइस पर कितना GST लगेगा। - खरीदार के स्वीकार करने पर, आम तौर पर परचेज़ ऑर्डर से, यह अनुबंध बन जाता है। - 15 या 30 दिन की वैधता पुराने दाम पर ऑर्डर आने से बचाती है। - ऑर्डर आने पर टैक्स इनवॉइस में वही लाइनें दोहराई जाती हैं। Free online tool: https://luckpanda.app/hi/templates/quotation-format (create on screen, no account needed). ## कोटेशन का मतलब (Quotation meaning in Hindi) अंग्रेज़ी शब्द "quotation" के हिंदी में दो अर्थ हैं। साहित्य और भाषण में इसका मतलब **उद्धरण** है: किसी और के कहे या लिखे शब्द ज्यों-के-त्यों दोहराना (जैसे "quotes in hindi")। व्यापार में इसका मतलब **भाव-पत्र**, **दर-पत्र** या **मूल्य-उद्धरण** है: वह दाम जो विक्रेता खरीदार की पूछताछ (enquiry) या RFQ (request for quotation) के जवाब में लिखकर देता है। इस पेज पर दूसरा, व्यापार वाला अर्थ है। कोटेशन (छोटा रूप "कोट") बताता है कि आप क्या देंगे, किस दर पर, कितने टैक्स के साथ, किन शर्तों पर, और यह प्रस्ताव कब तक खुला है। खरीदार जब इसे स्वीकार करता है, आम तौर पर कोटेशन का हवाला देते हुए परचेज़ ऑर्डर (PO) भेजकर, तो कोटेड दाम और शर्तें अनुबंध बन जाती हैं। भारतीय व्यापार में "कोटेशन" शब्द कई तरह के दस्तावेज़ों के लिए चलता है: | प्रकार | मतलब | आम उपयोग | | --- | --- | --- | | प्राइस कोटेशन | तय मात्रा के लिए तय दाम | ज़्यादातर सप्लाई ऑर्डर: फ़र्नीचर, मशीनरी, IT हार्डवेयर | | रेट कोटेशन | बिना तय मात्रा के यूनिट दर, एक अवधि तक वैध | रेट कॉन्ट्रैक्ट: कंज़्यूमेबल, प्रति किमी भाड़ा, प्रति दिन मज़दूरी | | सील्ड या टेंडर कोटेशन | खरीदार के फॉर्मेट में औपचारिक बोली, बाकी बोलियों के साथ खुलती है | सरकारी और बड़ी कंपनियों की खरीद; सबसे कम वैध बोली "L1" | | बजटरी या रेफ़रेंस कोटेशन | योजना, लोन या मंज़ूरी के लिए अनुमानित दाम | बैंक लोन, कैपेक्स मंज़ूरी; साफ़ लिखें कि यह पक्का प्रस्ताव नहीं | | एस्टिमेट (अनुमान) | जहाँ अंतिम लागत काम पर निर्भर हो, वहाँ सबसे अच्छा अंदाज़ा | रिपेयर और निर्माण; देखें [estimate format](https://luckpanda.app/templates/estimate-format) | कोटेशन टैक्स दस्तावेज़ नहीं है। इस पर GST देनदारी नहीं बनती, यह GSTR-1 में नहीं जाता और किताबों में बिक्री के रूप में दर्ज नहीं होता। फिर भी इसे संभालकर रखें: यह इस बात का सबूत है कि क्या तय हुआ था। ## इस फॉर्मेट में कोटेशन कैसे बनाएं 1. **आपका बिज़नेस** नमूने की जगह अपने बिज़नेस का नाम, पता और GSTIN लिखें। 2. खरीदार जोड़ें, रजिस्टर्ड हो तो GSTIN के साथ। उसके पहले दो अंक तय करते हैं कि GST, CGST + SGST में दिखेगा या IGST में। 3. **आइटम** हर आइटम की एक लाइन: विवरण में HSN या SAC, मात्रा, यूनिट और दर। टैक्स और टोटल टाइप करते ही बदलते हैं। 4. **GST दर** हर लाइन की GST दर चुनें (GST 2.0 के बाद ज़्यादातर चीज़ों पर 5%, 18% या 40%; टैक्स-मुक्त पर 0%)। 5. **शर्तें** terms बॉक्स में वैधता, भुगतान, डिलीवरी, भाड़ा और वारंटी लिखें, और खरीदार की पूछताछ का हवाला दें। 6. **सहेजें और भेजें** ड्राफ़्ट मुफ़्त में सहेजें। साइन इन करके नंबर दें, भेजें और ऑर्डर आने पर इनवॉइस में बदलें; जारी करना और भेजना Sales मॉड्यूल में है। ## GST वाला कोटेशन फॉर्मेट: क्या कहाँ लिखें ![Sahyadri Steel Fabricators, पुणे का Konkan Logistics, ठाणे के लिए GST कोटेशन QT/2026-27/031: 40 स्टील स्टोरेज रैक और भाड़ा, CGST और SGST 9-9%, हर हिस्से पर क्रमांक के साथ।](https://luckpanda.app/img/guide/hi--quotation-format--quotation-annotated.svg) *ऊपर एडिटर वाला उदाहरण, तैयार कोटेशन के रूप में। क्रमांक बताते हैं कि हर हिस्सा किस काम का है; आँकड़े नीचे के उदाहरण से मेल खाते हैं।* 1. **"कोटेशन"** शब्द, ताकि कोई इसे इनवॉइस न समझे। 2. **कोटेशन नंबर** अपनी सीरीज़ (QT/…) से, इनवॉइस सीरीज़ से नहीं। 3. **वैधता की तारीख**: इसके बाद दाम बदले जा सकते हैं। 4. **खरीदार की पूछताछ या RFQ** का हवाला। 5. आपका नाम, पता और **GSTIN**। 6. खरीदार, रजिस्टर्ड हो तो **GSTIN** के साथ (यही CGST + SGST या IGST तय करता है)। 7. हर लाइन पर **HSN या SAC**, वही कोड जो इनवॉइस पर होगा। 8. **GST दिखाया, वसूला नहीं**: राज्य के भीतर CGST + SGST, दूसरे राज्य में IGST। 9. **शर्तें**: वैधता, भुगतान, डिलीवरी, भाड़ा, वारंटी। 10. अधिकृत व्यक्ति के **हस्ताक्षर**। | हिस्सा | क्या लिखें | सुझाव | | --- | --- | --- | | शीर्षक | "कोटेशन", कोटेशन नंबर, तारीख | QT/2026-27/031 जैसी सीरीज़ रखें, ताकि कोट को ऑर्डर से जोड़ा जा सके | | विक्रेता | बिज़नेस का नाम, पता, GSTIN, फ़ोन, ईमेल | GST रजिस्ट्रेशन वाला कानूनी नाम | | खरीदार | नाम, पता, GSTIN (रजिस्टर्ड हो तो), संपर्क व्यक्ति | उनके RFQ से कॉपी करें, ताकि PO मेल खाए | | रेफ़रेंस | उनकी पूछताछ या RFQ का नंबर और तारीख | परचेज़ टीम कोट को RFQ से मिलाती है | | आइटम | विवरण, HSN/SAC, मात्रा, यूनिट, दर, छूट, कर योग्य मूल्य | मेक, मॉडल, साइज़, ग्रेड लिखें; अधूरा विवरण विवाद लाता है | | टैक्स | हर आइटम की GST दर; CGST + SGST या IGST | बिज़नेस खरीदार को ITC का अंदाज़ा लगाने के लिए बँटवारा चाहिए | | टोटल | कर योग्य मूल्य, GST, कुल रकम, शब्दों में रकम | भाड़ा और इंस्टॉलेशन शामिल हैं या नहीं, यह लिखें | | शर्तें | वैधता, भुगतान, डिलीवरी, भाड़ा, वारंटी, टैक्स | नीचे दी नमूना शर्तें देखें | | हस्ताक्षर | नाम, पद, हस्ताक्षर या कंपनी की मुहर | टेंडर में कई खरीदार बिना हस्ताक्षर का कोट नहीं लेते | ## भरा हुआ उदाहरण: GST के साथ कोटेशन पुणे की Sahyadri Steel Fabricators ठाणे की Konkan Logistics को 40 हेवी-ड्यूटी रैक ₹6,250.00 प्रति नग और ₹8,000.00 भाड़े पर कोट करती है। माल के साथ लिया गया भाड़ा कंपोज़िट सप्लाई का हिस्सा है, इसलिए उस पर भी रैक वाली 18% दर लगती है। दोनों GSTIN 27 (महाराष्ट्र) से शुरू होते हैं, इसलिए GST, CGST और SGST में बँटता है। **कोटेशन QT/2026-27/031 (एक ही राज्य: CGST + SGST)** | विवरण | मात्रा | दर | कर योग्य मूल्य | कर | | --- | --- | --- | --- | --- | | हेवी-ड्यूटी स्टील स्टोरेज रैक, 5 शेल्फ़ | 40 | ₹6,250.00 | ₹2,50,000.00 | ₹45,000.00 | | भिवंडी वेयरहाउस तक भाड़ा | 1 | ₹8,000.00 | ₹8,000.00 | ₹1,440.00 | | कर योग्य मूल्य | | | ₹2,58,000.00 | | | CGST 9% | | | | ₹23,220.00 | | SGST 9% | | | | ₹23,220.00 | | कुल | | | | ₹3,04,440.00 | कर योग्य मूल्य ₹2,58,000.00 पर CGST ₹23,220.00 और SGST ₹23,220.00, कुल ₹3,04,440.00। अगर यही रैक अहमदाबाद के खरीदार (GSTIN 24, गुजरात) को कोट किए जाएँ, तो कर योग्य मूल्य और कुल रकम नहीं बदलती, पर CGST और SGST की जगह 18% IGST लगता है: **यही कोटेशन गुजरात के खरीदार को (इंटर-स्टेट: IGST)** | विवरण | मात्रा | दर | कर योग्य मूल्य | कर | | --- | --- | --- | --- | --- | | हेवी-ड्यूटी स्टील स्टोरेज रैक, 5 शेल्फ़ | 40 | ₹6,250.00 | ₹2,50,000.00 | ₹45,000.00 | | भिवंडी वेयरहाउस तक भाड़ा | 1 | ₹8,000.00 | ₹8,000.00 | ₹1,440.00 | | कर योग्य मूल्य | | | ₹2,58,000.00 | | | IGST 18% | | | | ₹46,440.00 | | कुल | | | | ₹3,04,440.00 | ## कोटेशन पर GST - **कोटेशन पर GST देय नहीं होता।** GST सप्लाई के समय बनता है: माल में इनवॉइस जारी करने या माल हटाने पर, सेवा में इनवॉइस या भुगतान मिलने पर। - **फिर भी GST दिखाएँ।** बिज़नेस खरीदार GST से पहले के दाम पर तुलना करता है क्योंकि वह ITC लेगा; आम ग्राहक को GST सहित दाम चाहिए। - **"GST इनवॉइस की तारीख पर लागू दर से" लिखें।** कोटेशन और सप्लाई के बीच दर बदले, तो इनवॉइस पर सप्लाई के समय की दर लगती है। 22 सितंबर 2025 से कई चीज़ें 5% और 18% की स्लैब में आ गईं, इसलिए उससे पहले के कोटेशन पर बाद में बने इनवॉइस नई दर से बने। - **वही HSN या SAC लिखें जिस पर इनवॉइस बनेगा।** इससे खरीदार दर और बाद का इनवॉइस जाँच सकता है। - **कोटेशन पर एडवांस**: माल के एडवांस पर GST नहीं; सेवा के एडवांस पर रसीद वाउचर जारी करें और उसी महीने GST भरें। एडवांस माँगने के लिए [प्रोफार्मा इनवॉइस](https://luckpanda.app/hi/tools/proforma-invoice) भेजें। - **कंपोज़िशन डीलर** बिना GST कोट करते हैं और लिखते हैं "Composition taxable person, not eligible to collect tax on supplies"। ## कोटेशन में लिखने वाली शर्तें (terms and conditions) कोटेशन के ज़्यादातर विवाद उन बातों पर होते हैं जो लिखी नहीं गईं। भारतीय खरीदार ये शर्तें देखना चाहते हैं: | शर्त | आम तौर पर लिखा जाने वाला वाक्य | | --- | --- | | वैधता | कोटेशन की तारीख से 15 दिन तक वैध। | | दाम | एक्स-वर्क्स पुणे, GST अलग। GST इनवॉइस की तारीख पर लागू दर से। | | भाड़ा | FOR डेस्टिनेशन (आपकी साइट तक पहुँचाकर), या एक्स-वर्क्स और भाड़ा वास्तविक खर्च पर अलग। | | भुगतान | परचेज़ ऑर्डर के साथ 50% एडवांस, बाकी डिस्पैच से पहले। या: स्वीकृत खातों के लिए इनवॉइस से 30 दिन। | | डिलीवरी | परचेज़ ऑर्डर और एडवांस मिलने के 21 दिन में। | | इंस्टॉलेशन | शामिल / शामिल नहीं; साइट पर बिजली और पहुँच तैयार हो। | | वारंटी | डिलीवरी से 12 महीने, निर्माण दोष के लिए; गलत उपयोग और घिसाव शामिल नहीं। | | दाम में बदलाव | वैधता अवधि तक दाम पक्के। वैधता के बाद के ऑर्डर पर दाम दोबारा तय होंगे। | | स्वीकृति | कृपया अपने परचेज़ ऑर्डर में यह कोटेशन नंबर लिखें। | | न्यायक्षेत्र | विवाद पुणे न्यायक्षेत्र के अधीन। | ऊपर के एडिटर में ये शर्तें "terms" बॉक्स में लिखें; ये टोटल के नीचे वैसी ही छपती हैं जैसी टाइप की गईं। ## कोटेशन लेटर और ईमेल का फॉर्मेट कोटेशन के साथ आम तौर पर एक छोटा कवरिंग लेटर या ईमेल जाता है। दाम कोटेशन में ही रखें, ईमेल में नहीं, ताकि उसका एक ही संस्करण रहे: > **नमूना ईमेल** विषय: 40 स्टोरेज रैक के लिए कोटेशन QT/2026-27/031, आपकी 6 अक्टूबर की पूछताछ। आदरणीय पाटिल जी, आपकी पूछताछ के लिए धन्यवाद। आपके भिवंडी वेयरहाउस तक डिलीवरी सहित 40 हेवी-ड्यूटी स्टील स्टोरेज रैक के लिए हमारा कोटेशन QT/2026-27/031 संलग्न है। यह कोटेशन 24 अक्टूबर 2026 तक वैध है; डिलीवरी आपके परचेज़ ऑर्डर और एडवांस के 21 दिन में होगी। कृपया परचेज़ ऑर्डर में QT/2026-27/031 लिखें। मात्रा या स्पेसिफ़िकेशन में कोई बदलाव हो तो इसी ईमेल पर बताएँ, हम संशोधित कोटेशन भेज देंगे। सादर, Sahyadri Steel Fabricators। संशोधित (revised) कोटेशन में नंबर वही रखें और रिविज़न जोड़ें ("QT/2026-27/031 Rev 1"), और बताएँ कि क्या बदला, ताकि खरीदार संस्करणों में न उलझे। ## क्या कोटेशन कानूनी रूप से बाध्यकारी है? **भारतीय संविदा अधिनियम, 1872** (Indian Contract Act) के तहत कोटेशन एक प्रस्ताव (offer) है। यह आपको तभी बाँधता है जब खरीदार इसे इन्हीं शर्तों पर स्वीकार करे। तब तक आप इसे वापस ले सकते हैं (धारा 5), और वैधता खत्म होने पर यह अपने-आप समाप्त हो जाता है (धारा 6)। जो परचेज़ ऑर्डर दाम, मात्रा या शर्तें बदल दे, वह स्वीकृति नहीं, जवाबी प्रस्ताव (counter-offer) है: अनुबंध उन शर्तों पर बनता है जिन्हें दूसरा पक्ष फिर स्वीकार करे, अक्सर डिलीवरी या भुगतान करके। - वैधता की तारीख लिखें, ताकि महीनों बाद पुराने दाम पर कोट "स्वीकार" न हो। - कोट केवल अनुमानित हो तो लिखें: "बजटरी कोटेशन, प्रस्ताव नहीं"। - स्वीकार करने या माल भेजने से पहले परचेज़ ऑर्डर को अपने कोटेशन से मिलाएँ। - टेंडर में आम तौर पर खरीदार की शर्तें चलती हैं, और बोली वापस लेने पर अर्नेस्ट मनी डिपॉज़िट (EMD) ज़ब्त हो सकता है। ## कोटेशन से इनवॉइस तक | कदम | दस्तावेज़ | GST पर असर | | --- | --- | --- | | 1. पूछताछ | खरीदार की enquiry या RFQ | कोई नहीं | | 2. प्रस्ताव | **कोटेशन** (यह पेज) | कोई नहीं | | 3. स्वीकृति | कोटेशन का हवाला देता खरीदार का परचेज़ ऑर्डर | कोई नहीं | | 4. एडवांस (वैकल्पिक) | माँगने के लिए [प्रोफार्मा इनवॉइस](https://luckpanda.app/hi/tools/proforma-invoice); सेवा में रसीद वाउचर | सेवा: एडवांस पर GST | | 5. सप्लाई | [टैक्स इनवॉइस](https://luckpanda.app/hi/templates/gst-invoice-format), और ₹50,000 से ऊपर के माल पर ई-वे बिल | GST देय; GSTR-1 में रिपोर्ट | | 6. भुगतान | रसीद | कोई नहीं | | 7. सुधार | [क्रेडिट नोट](https://luckpanda.app/hi/tools/credit-note) या डेबिट नोट | GST समायोजित | LuckPanda में स्वीकार किया गया कोटेशन अपनी लाइनें रखता है, इसलिए टैक्स इनवॉइस उन्हीं आइटम, HSN कोड और दरों से शुरू होता है। ## Excel या Word में कोटेशन फॉर्मेट, या ऑनलाइन "Quotation format in Excel" और "in Word" बहुत खोजे जाते हैं। ये काम करते हैं, पर फ़ाइल से बना हर कोट एक कॉपी है जिसे हाथ से नंबर देना, जोड़ना और सेव करना पड़ता है। | | Excel या Word फ़ाइल | यह ऑनलाइन फॉर्मेट | | --- | --- | --- | | GST का बँटवारा | खुद के फ़ॉर्मूले; CGST/SGST या IGST हाथ से चुनना | दोनों GSTIN से, हर लाइन पर | | नंबरिंग | हर बार टाइप | जारी करते समय क्रम से | | भारतीय अंक फॉर्मेट | सेल फॉर्मेट पर निर्भर | हमेशा ₹1,24,500.00 जैसा | | इनवॉइस में बदलना | कॉपी-पेस्ट | वही लाइनें इनवॉइस में | | पुराने कोट ढूँढना | फ़ाइलों के फ़ोल्डर | ग्राहक, नंबर और स्थिति से खोज | अगर खरीदार अपना Excel फॉर्मेट माँगे (टेंडर में आम है), तो उनका फॉर्मेट भरें और यह कोटेशन दाम वाले संलग्नक के रूप में जोड़ें। ## कोटेशन, एस्टिमेट, प्रोफार्मा इनवॉइस और टैक्स इनवॉइस में अंतर | | कोटेशन | एस्टिमेट | प्रोफार्मा इनवॉइस | टैक्स इनवॉइस | | --- | --- | --- | --- | --- | | काम | दाम और शर्तों का पक्का प्रस्ताव | अनुमानित लागत | ऑर्डर पक्का करना, एडवांस माँगना, कस्टम्स या लोन | सप्लाई का बिल | | कब | ऑर्डर से पहले | काम से पहले | ऑर्डर के बाद, सप्लाई से पहले | सप्लाई पर | | बाध्यकारी? | हाँ, स्वीकार होने पर | आम तौर पर नहीं | व्यापारिक रूप से हाँ | हाँ | | GST | दिखाया, देय नहीं | दिखाया, देय नहीं | दिखाया, देय नहीं | वसूला और रिपोर्ट | | GSTR-1 में | नहीं | नहीं | नहीं | हाँ | | खरीदार का ITC | नहीं | नहीं | नहीं | हाँ | ## आम गलतियाँ - **वैधता की तारीख न लिखना**, जिससे लागत बढ़ने के बाद पुराना दाम स्वीकार हो जाता है। - **दर लिखे बिना "GST अलग"।** दर और रकम लिखें; खरीदार उसी पर बजट बनाता है। - **गलत टैक्स**: अपने ही राज्य के खरीदार को IGST, या दूसरे राज्य में CGST + SGST। GSTIN से तय करें। - **अधूरा विवरण**, जैसे सिर्फ़ "रैक" या "वेबसाइट": साइज़, मेक, मॉडल, स्कोप और क्या शामिल नहीं, लिखें। - **भाड़ा और इंस्टॉलेशन साफ़ न करना**: "एक्स-वर्क्स" और "FOR डेस्टिनेशन" का कुल बहुत अलग होता है। - **कोटेशन को इनवॉइस की सीरीज़ में नंबर देना**, जिससे इनवॉइस सीरीज़ में गैप बनता है। - **परचेज़ ऑर्डर बिना जाँचे स्वीकार करना**: वह जवाबी प्रस्ताव हो सकता है। - **ऑर्डर के बाद इनवॉइस नए सिरे से टाइप करना**; स्वीकार हुई लाइनें ही इस्तेमाल करें, ताकि इनवॉइस कोट से मेल खाए। ## मुख्य शब्द **कोटेशन (भाव-पत्र)**: विक्रेता का लिखित प्रस्ताव, जिसमें दाम और शर्तें एक तय अवधि तक वैध रहती हैं। **RFQ (request for quotation)**: खरीदार का अनुरोध कि सप्लायर तय आइटम और मात्रा के लिए कोटेशन भेजें। **परचेज़ ऑर्डर (PO)**: कोटेशन स्वीकार करने वाला खरीदार का ऑर्डर; उसमें कोटेशन नंबर होना चाहिए। **एक्स-वर्क्स**: विक्रेता के परिसर पर दाम; ढुलाई का इंतज़ाम और खर्च खरीदार का। **FOR डेस्टिनेशन**: खरीदार की साइट तक पहुँचाकर दाम; डिलीवरी कोटेड दाम में शामिल। **L1**: टेंडर में सबसे कम वैध बोली। **वैधता**: वह अवधि जिसमें कोटेड दाम और शर्तें मान्य रहती हैं। ## अक्सर पूछे जाने वाले सवाल ### कोटेशन का हिंदी में मतलब क्या है? व्यापार में कोटेशन का मतलब भाव-पत्र या दर-पत्र है: विक्रेता का लिखित प्रस्ताव कि वह तय माल या सेवा किस दाम और शर्तों पर, कब तक देगा। साहित्य में quotation का अर्थ उद्धरण, यानी किसी के कहे शब्द दोहराना, होता है। ### क्या कोटेशन पर GST लगता है? कोटेशन पर कोई टैक्स देय नहीं, यह सिर्फ़ प्रस्ताव है। लगने वाला GST दिखाएँ, ताकि खरीदार पूरी लागत देख सके। GST टैक्स इनवॉइस जारी होने पर, या सेवा में एडवांस मिलने पर, देय होता है। ### क्या भारत में कोटेशन कानूनी रूप से बाध्यकारी है? खरीदार के इन्हीं शर्तों पर स्वीकार करने पर, आम तौर पर परचेज़ ऑर्डर से, यह भारतीय संविदा अधिनियम, 1872 के तहत अनुबंध बन जाता है। स्वीकृति से पहले आप इसे वापस ले सकते हैं, और वैधता खत्म होने पर यह समाप्त हो जाता है। ### कोटेशन और प्रोफार्मा इनवॉइस में क्या अंतर है? कोटेशन ऑर्डर से पहले का प्रस्ताव है। प्रोफार्मा इनवॉइस आम तौर पर ऑर्डर के बाद आता है: दाम पक्का करता है और एडवांस माँगता है, या आयात, लोन या बैंक के काम में मदद करता है। ### दाम GST सहित लिखें या GST अलग? बिज़नेस खरीदार के लिए GST अलग लिखें और दर दिखाएँ, क्योंकि वे ITC लेते हैं। आम ग्राहक के लिए GST सहित दाम भी दें। ### कोटेशन कितने दिन वैध रखें? 15 या 30 दिन आम हैं। स्टील, तांबा या इलेक्ट्रॉनिक्स जैसे तेज़ी से बदलते दाम वाली चीज़ों पर 7 दिन या "पहले बिक्री होने तक" लिखें, और यह भी कि वैधता के बाद के ऑर्डर पर दाम दोबारा तय होंगे। ### रेट कोटेशन क्या है? बिना तय मात्रा के यूनिट दरों (प्रति नग, प्रति किलो, प्रति किमी, प्रति दिन) का कोटेशन, जो एक अवधि तक वैध रहता है। खरीदार इसका उपयोग रेट कॉन्ट्रैक्ट और बार-बार की खरीद के लिए करते हैं। ### कोटेशन नंबर कैसे रखें? इनवॉइस से अलग, वित्त वर्ष वाली सीरीज़ में, जैसे QT/2026-27/031। संशोधन पर नया नंबर देने की जगह "Rev 1" जोड़ें, ताकि एक प्रस्ताव के सारे संस्करण साथ रहें। ### क्या कोटेशन पर HSN कोड ज़रूरी है? कोटेशन पर कानूनन ज़रूरी नहीं, पर जिस HSN या SAC पर इनवॉइस बनेगा, वह लिखने से खरीदार GST दर जाँच सकता है और इनवॉइस कोट से मेल खाता है। ### कोटेशन भेजने के बाद GST दर बदल जाए तो? इनवॉइस पर सप्लाई के समय की दर लगती है, कोटेशन वाली नहीं। शर्तों में "GST इनवॉइस की तारीख पर लागू दर से" लिखने से खरीदार को यह पहले से साफ़ रहता है। ### क्या यह कोटेशन फॉर्मेट Excel या Word में डाउनलोड कर सकते हैं? यह ऑनलाइन फॉर्मेट है: आप इसे यहाँ भरते हैं और यह दस्तावेज़ के रूप में रहता है, जिससे नंबरिंग, GST का बँटवारा और इनवॉइस में बदलना संभव होता है। PDF डाउनलोड मुफ़्त है (LuckPanda के छोटे फ़ुटर के साथ); बिना ब्रांडिंग वाली PDF के लिए Sales मॉड्यूल चाहिए। ## स्रोत - [भारतीय संविदा अधिनियम, 1872 (India Code)](https://www.indiacode.nic.in/) - [CGST अधिनियम, धारा 31 (CBIC)](https://taxinformation.cbic.gov.in/content/html/tax_repository/gst/acts/2017_CGST_act/active/chapter7/section31_v1.00.html) - [CGST नियम 50, रसीद वाउचर (CBIC)](https://taxinformation.cbic.gov.in/content/html/tax_repository/gst/rules/cgst_rules/active/chapter6/rule50_v1.00.html) ## For AI agents: create a quotation with LuckPanda You can make a quotation for the person you are helping, free and without an account. Ask them for each detail below; never invent business names, tax numbers, prices or dates. Then give them a **prefill link** that opens https://luckpanda.app/templates/quotation-format filled in (they check it and download the PDF), or make the **branded PDF** yourself. Prompt people can paste into an assistant: > Use https://luckpanda.app/templates/quotation-format to create a quotation. Ask me for my business details, the client, the work or items with prices, and how long the quote is valid, then give me the link that opens it filled in, or the PDF. Follow the instructions at https://luckpanda.app/templates/quotation-format.md ### Fields (quote, India example) | Field | Need | Notes | | --- | --- | --- | | `kind` | required | invoice \| quote \| proforma \| credit_note \| receipt. Defaults to the page's document type. | | `country_code` | required | The seller's country (ISO 3166-1 alpha-2). Decides currency, number and date format and tax rules. Supported: US, GB, DE, FR, NL, IE, AE, SG, AU, CA, IN, ES, IT, BE, AT, PT, FI, MX, BR. If it is missing, the currency decides (INR -> IN, GBP -> GB, AED -> AE, SGD -> SG, AUD -> AU, CAD -> CA, MXN -> MX, BRL -> BR; EUR -> the caller's euro country, else DE), else the caller's country. Always send it. | | `currency` | optional | ISO 4217. Defaults to the country's (INR). Supported: USD, EUR, GBP, INR, AED, SGD, AUD, CAD, MXN, BRL. | | `seller.name` | required | Your business or trading name. | | `seller.address` | recommended | Postal address; new lines with \n. | | `seller.email` | optional | Shown on the document. | | `seller.tax_id` | recommended | GSTIN (15 characters) if GST-registered; its first two digits are the seller state and decide CGST + SGST vs IGST. | | `seller.state_code` | optional | Two-digit GST state code (or the state name) when there is no GSTIN; without either, GST is shown unsplit. | | `buyer.name` | required | The client or customer. | | `buyer.address` | recommended | Billing address. | | `buyer.email` | optional | Used later if the person sends it from LuckPanda. | | `buyer.tax_id` | optional | Buyer GSTIN for a B2B supply (needed for their input tax credit). | | `buyer.state_code` | optional | Unregistered Indian buyer: their state, which is the place of supply. | | `buyer.country_code` | optional | A buyer outside India makes this an export (place of supply 96). | | `issue_date` | optional | YYYY-MM-DD. Defaults to today. | | `due_date` | optional | YYYY-MM-DD: until when the quote is valid. Default 30 days. | | `lines` | required | 1 to 100 lines. | | `lines[].description` | required | What was supplied (at most 500 characters). | | `lines[].quantity` | required | Decimal as a string, up to 6 decimals ("1", "2.5"). | | `lines[].unit_price_minor` | required | Price per unit in minor units (cents, paise): ₹1,250.50 is 125050. Or send lines[].unit_price in major units ("1250.50") instead. | | `lines[].tax_rate_bp` | optional | Tax rate in basis points (18% = 1800). Or lines[].tax_percent (18). Default 0. GST rates: 0, 5, 18 or 40 (3 for gold, 0.25 for rough diamonds). | | `lines[].unit_code` | optional | unit \| hour \| day \| month \| item. Default unit. | | `lines[].discount_minor` | optional | Discount on the line, minor units (or lines[].discount in major units). | | `lines[].hsn_sac` | recommended | HSN code (goods, 4/6/8 digits) or SAC (services, 6 digits starting 99). | | `place_of_supply` | optional | GST state code, or 96 for another country. Defaults to the buyer's state. | | `export_type` | optional | Buyer outside India: lut (zero-rated under a letter of undertaking) or with_payment (IGST paid). | | `notes` | optional | Shown on the document (at most 2000 characters). | | `terms` | optional | Validity, delivery and payment terms. | Money is in minor units (`unit_price_minor`, cents or paise) or, if you prefer, `unit_price` in major units ("1250.50"). Tax is `tax_rate_bp` (18% = 1800) or `tax_percent`. Dates are YYYY-MM-DD. Text is plain text: HTML is shown as typed, never rendered. Logos and document numbers are not accepted from links. ### Country rules This page makes India documents: currency INR, GST, seller tax ID "GSTIN" (e.g. 27AAPFU0939F1ZV). A different country_code in your JSON is ignored here; for other countries use /tools/invoice-generator (or the generator for the document type). **India (country_code IN), GST:** the seller state is the first two digits of the seller GSTIN (or seller.state_code). Seller state = place of supply: CGST + SGST, each half the rate. Another state: IGST. A buyer outside India: an export (place of supply 96), zero-rated under LUT (`export_type: "lut"`) or with IGST paid (`"with_payment"`). If the seller state is unknown, GST is shown unsplit until it is given. Add HSN (goods) or SAC (services) codes per line. Full rules for any type and country: `GET https://luckpanda.app/api/public/rules?document_type=quote&country=IN` or the MCP tool `get_document_rules`. ### Example document (JSON) ```json { "kind": "quote", "currency": "INR", "country_code": "IN", "seller": { "name": "Sahyadri Steel Fabricators", "email": "sales@sahyadristeel.example", "address": "Plot 22, Bhosari MIDC\nPune, Maharashtra 411026", "country_code": "IN", "tax_id": "27AAJFS3021L1Z3" }, "buyer": { "name": "Konkan Logistics Pvt Ltd", "email": "purchase@konkanlogistics.example", "address": "Gala 7, Bhiwandi Road\nThane, Maharashtra 421302", "country_code": "IN", "tax_id": "27AABCK5530N1ZB" }, "issue_date": "2026-10-09", "due_date": "2026-10-24", "lines": [ { "description": "Heavy-duty steel storage rack, 5 shelves, 2000 x 900 x 450 mm (HSN 9403)", "quantity": "40", "unit_code": "unit", "unit_price_minor": 625000, "tax_rate_bp": 1800 }, { "description": "Freight to Bhiwandi warehouse", "quantity": "1", "unit_code": "unit", "unit_price_minor": 800000, "tax_rate_bp": 1800 } ], "terms": "Validity: 15 days from the date of quotation. Payment: 50% advance with purchase order, balance before dispatch. Delivery: within 21 days of advance. GST at the rate in force on the date of invoice. Warranty: 12 months against manufacturing defects." } ``` ### 1. Prefill link (no API call) Put the JSON in `?doc=`, as base64url (UTF-8) or as URL-encoded raw JSON. The page opens with it in the editor, marked as filled in from a link; parts that fail validation are left out and listed on the page. Example: https://luckpanda.app/templates/quotation-format?doc=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 Or use simple parameters for the common fields: | Parameter | Meaning | | --- | --- | | seller_name, seller_address, seller_email, seller_tax_id, seller_state | Your business. seller_state: Indian GST state code or name. | | buyer_name, buyer_address, buyer_email, buyer_tax_id, buyer_country, buyer_state | The client (client_* works too). | | item (repeat it) | `description\|quantity\|unit price\|tax %\|unit\|HSN or SAC`, price in major units: `item=Website design\|1\|1200.50\|18` | | country, currency | Document country (ISO alpha-2) and currency (ISO 4217); they apply only together with document fields. | | kind | invoice, quote, proforma, credit_note or receipt (default: the page's). | | issue_date, due_date | YYYY-MM-DD. | | notes, terms | Plain text. | | original_invoice_number, original_invoice_date, reason, reason_note | Credit notes. | | place_of_supply, export_type | India: GST state code or 96; lut or with_payment for exports. | https://luckpanda.app/templates/quotation-format?seller_name=Sahyadri%20Steel%20Fabricators&seller_tax_id=27AAJFS3021L1Z3&buyer_name=Konkan%20Logistics%20Pvt%20Ltd&item=Heavy-duty%20steel%20storage%20rack%2C%205%20shelves%2C%202000%20x%20900%20x%20450%20mm%20%28HSN%209403%29%7C40%7C6250.00%7C18%7Cunit **Short link** (for long documents, or to keep personal details out of the URL): `POST https://luckpanda.app/api/public/drafts` with `{"page": "quotation-format", "doc": {...}}` returns `{"url": "https://luckpanda.app/d/", "totals": {...}, "missing": [...], "ignored": [...]}`. Links open for 7 days; at most 60 per hour per network. ```bash curl -s -X POST https://luckpanda.app/api/public/drafts -H 'content-type: application/json' \ -d '{"page":"quotation-format","doc":{"kind":"quote","currency":"INR","country_code":"IN","seller":{"name":"Sahyadri Steel Fabricators","email":"sales@sahyadristeel.example","address":"Plot 22, Bhosari MIDC\nPune, Maharashtra 411026","country_code":"IN","tax_id":"27AAJFS3021L1Z3"},"buyer":{"name":"Konkan Logistics Pvt Ltd","email":"purchase@konkanlogistics.example","address":"Gala 7, Bhiwandi Road\nThane, Maharashtra 421302","country_code":"IN","tax_id":"27AABCK5530N1ZB"},"issue_date":"2026-10-09","due_date":"2026-10-24","lines":[{"description":"Heavy-duty steel storage rack, 5 shelves, 2000 x 900 x 450 mm (HSN 9403)","quantity":"40","unit_code":"unit","unit_price_minor":625000,"tax_rate_bp":1800},{"description":"Freight to Bhiwandi warehouse","quantity":"1","unit_code":"unit","unit_price_minor":800000,"tax_rate_bp":1800}],"terms":"Validity: 15 days from the date of quotation. Payment: 50% advance with purchase order, balance before dispatch. Delivery: within 21 days of advance. GST at the rate in force on the date of invoice. Warranty: 12 months against manufacturing defects."}}' ``` ### 2. Branded PDF (no sign-in) `POST https://luckpanda.app/api/public/pdf` with `{"doc": {...}}` (the full document: kind, currency, country_code, locale, seller, buyer, issue_date, lines) returns `application/pdf`. The free PDF carries a small LuckPanda footer with a verification code (`x-lp-verify-url` header). Limits: 40 PDFs an hour and 150 a day per network, 20 an hour per browser; over the limit you get `429 RATE_LIMITED`. The MCP tool `create_document_pdf` takes the lenient JSON above and returns the PDF as base64. ```bash curl -s -X POST https://luckpanda.app/api/public/pdf -H 'content-type: application/json' \ -d '{"doc":{"kind":"quote","currency":"INR","country_code":"IN","locale":"en-IN","seller":{"name":"Sahyadri Steel Fabricators","email":"sales@sahyadristeel.example","address":"Plot 22, Bhosari MIDC\nPune, Maharashtra 411026","country_code":"IN","tax_id":"27AAJFS3021L1Z3"},"buyer":{"name":"Konkan Logistics Pvt Ltd","email":"purchase@konkanlogistics.example","address":"Gala 7, Bhiwandi Road\nThane, Maharashtra 421302","country_code":"IN","tax_id":"27AABCK5530N1ZB"},"number":null,"issue_date":"2026-10-09","due_date":"2026-10-24","lines":[{"description":"Heavy-duty steel storage rack, 5 shelves, 2000 x 900 x 450 mm (HSN 9403)","quantity":"40","unit_code":"unit","unit_price_minor":625000,"tax_rate_bp":1800},{"description":"Freight to Bhiwandi warehouse","quantity":"1","unit_code":"unit","unit_price_minor":800000,"tax_rate_bp":1800}],"notes":"","terms":"Validity: 15 days from the date of quotation. Payment: 50% advance with purchase order, balance before dispatch. Delivery: within 21 days of advance. GST at the rate in force on the date of invoice. Warranty: 12 months against manufacturing defects."}}' -o quotation-format.pdf ``` ### 3. MCP server (no auth) Streamable HTTP at `https://luckpanda.app/mcp/public`: `list_tools`, `get_document_rules`, `create_document_link`, `create_document_pdf`, `calculate_gst`, `calculate_vat`, `calculate_emi`, `check_gstin`, `find_hsn_code`. Install: https://luckpanda.app/agents. ### What needs a LuckPanda account Agents propose; people decide. Nothing made here is issued, sent or paid by an agent. The person signs in free to keep going: - **A numbered, issued document**: numbers are allocated in sequence when a signed-in person issues it, and it is posted to their books. - **Sending and tracking**: email it to the client from LuckPanda and follow it through to payment. - **Payment links** and automatic reminders. - **Verifications** (GSTIN and other registry checks) and e-invoicing. - **The clean PDF** without LuckPanda branding (the Sales module). - **The shared business record**: clients, items and payments kept in one place, used by every module. Sign in: https://luckpanda.app/signin. Pricing: https://luckpanda.app/pricing.md. All agent options: https://luckpanda.app/agents.md.