Empathie-Sätze für den Kundenservice, die nicht nach Skript klingen
Kopieren Sie Empathie-Sätze für Ihre Situation, oder fügen Sie Ihren Entwurf ein und machen Sie ihn einfühlsamer. Jeder Satz benennt, was passiert ist, und führt zu einer Handlung.
Frust und Ärger
Benennen Sie genau, was für den Kunden schiefgelaufen ist. Ein allgemeines „Ich verstehe Sie“ macht verärgerte Kunden noch wütender.
- Der Kunde musste sich wiederholenEr hat dasselbe Problem schon mehrmals geschildert
Sie haben das jetzt schon [Anzahl]-mal erklärt, und das hätte nicht sein dürfen. Ich habe den ganzen Verlauf gelesen, Sie müssen nichts mehr wiederholen. Der aktuelle Stand: [Stand].
- Von Abteilung zu Abteilung geschicktEr wurde mehrfach weiterverbunden oder verwiesen
Sie wurden von [Abteilung] zu [Abteilung] geschickt, und gelöst hat es niemand. Ich bleibe jetzt dran, bis es erledigt ist, und Sie hören von mir persönlich.
Warten und Verzögerungen
Ersetzen Sie „Vielen Dank für Ihre Geduld“ durch das, was die Wartezeit den Kunden tatsächlich gekostet hat, und durch einen festen nächsten Termin.
- Die Lieferung ist verspätetEine Bestellung hat den Liefertermin verpasst
Ihre Bestellung sollte am [Datum] ankommen, und Sie hatten fest damit gerechnet. Jetzt ist sie für den [neues Datum] angekündigt. Ich [prüfe den Status jeden Tag / melde mich, sobald sich etwas tut], bis sie bei Ihnen ist.
- Lange WarteschleifeEr hat lange im Chat oder am Telefon gewartet
Sie haben [Dauer] gewartet, bis jemand für Sie da war. Jetzt bin ich da und habe Ihre Nachricht gelesen. Fangen wir mit [erster Schritt] an.
Fehler, die wir gemacht haben
Geben Sie den Fehler in klaren Worten zu, entschuldigen Sie sich einmal und nennen Sie die Lösung in derselben Nachricht.
- Falscher Artikel geliefertEin Fehler beim Packen oder Bestellen auf Ihrer Seite
Sie haben [Artikel] bestellt, und wir haben Ihnen [falscher Artikel] geschickt. Das ist unser Fehler. Der richtige Artikel geht [heute / am Datum] raus, und [hier ist ein kostenloser Retourenschein für den anderen / den anderen dürfen Sie behalten].
- Falscher Betrag abgebuchtEin Abrechnungsfehler auf Ihrer Seite
Wir haben [Betrag] statt [Betrag] abgebucht. Das ist unser Fehler, und ich habe Ihnen die Differenz von [Betrag] heute erstattet. Sie sehen sie innerhalb von [Anzahl] Werktagen auf Ihrem Konto.
Schlechte Nachrichten und Absagen
Sagen Sie klar Nein, nennen Sie den Grund in einem Satz und kommen Sie direkt zu dem, was möglich ist.
- Eine Erstattung, die nicht möglich istDie Anfrage liegt außerhalb Ihrer Regeln
Ich weiß, dass Sie sich eine andere Antwort gewünscht hätten. Nach unseren [Name der Regelung, z. B. Rückgabebedingungen] kann ich [Artikel] nach [Zeitraum] nicht mehr erstatten. Möglich ist [Alternative], und das kann ich heute noch für Sie einrichten.
- Eine Funktion, die es nicht gibtEr braucht etwas, das das Produkt nicht kann
Sie haben sich offensichtlich genau überlegt, wie Sie [Funktion] nutzen würden, und ich hätte gern eine bessere Antwort: [Produkt] kann das derzeit nicht. Am nächsten kommen Sie mit [Umweg].
Sorgen ums Geld
Bei Geldsorgen braucht der Kunde schnell Fakten: Betrag, Datum, wofür, und wann es sich klärt.
- Eine unerwartete AbbuchungEr weiß nicht, wofür eine Abbuchung ist
Eine unerwartete Abbuchung beunruhigt, also klären wir sie gleich. Die [Betrag] vom [Datum] sind [Erklärung]. Passt das zu keiner Ihrer Bestellungen, sagen Sie mir Bescheid, dann gehe ich der Sache heute noch nach.
- Doppelt abgebuchtZwei Abbuchungen für einen Kauf
Zwei Abbuchungen für eine Bestellung zu sehen, ist beunruhigend. Die zweite ist [eine vorläufige Reservierung, die Ihre Bank wieder freigibt / doppelt und wurde von mir heute erstattet]. Bis [Datum] sollte sie von Ihrem Kontoauszug verschwunden sein.
Technische Probleme
Sprechen Sie an, woran das Problem den Kunden hindert, nicht nur die Fehlermeldung.
- Ausgesperrt kurz vor einer FristEr kommt nicht ins Konto, und die Zeit drängt
Ausgerechnet kurz vor [Frist] ausgesperrt zu sein, ist der ungünstigste Moment überhaupt. Erst holen wir Sie wieder herein, die Ursache suchen wir danach: [erster Schritt].
- Ein Fehler blockiert seine ArbeitEr kann eine Aufgabe wegen eines Fehlers nicht abschließen
[Aufgabe] hängt also an diesem Fehler, und Ihr Team wartet darauf. Ich habe den Fehler nachgestellt und als dringend an unsere Entwickler gegeben. Bis dahin können Sie [Aufgabe] mit [Umweg] heute noch erledigen.
Kündigungen
Machen Sie das Kündigen einfach und respektvoll. Wie jemand geht, entscheidet darüber, ob er wiederkommt.
- Kündigung wegen eines ProblemsEr kündigt nach einer schlechten Erfahrung
Es tut mir leid, dass [Problem] der Grund für Ihre Kündigung ist. Die Kündigung ist erledigt, und wir buchen nichts mehr ab. Wenn Sie mir sagen möchten, was wir als Erstes verbessern sollten, gebe ich es ans Team weiter.
- Kündigung wegen der KostenEr findet es zu teuer
Die Kosten sind ein nachvollziehbarer Grund. Ihr [Tarif] endet am [Datum]. Falls ein kleinerer Tarif reicht: [Tarif] kostet [Preis]. Wenn nicht, ist das völlig in Ordnung, und Ihre Daten bleiben [für Zeitraum / bis Sie sie löschen] gespeichert.
Dringende oder persönliche Situationen
Langsamer werden, kurz bleiben, dem Kunden Arbeit abnehmen. Hier nie eine gut gelaunte Vorlage.
- Ein Todesfall in der FamilieEin Konto wird nach einem Todesfall geschlossen oder geändert
Mein aufrichtiges Beileid. Ich kümmere mich um [Konto / Bestellung], und Sie müssen nichts davon noch einmal erklären. Das Einzige, was ich brauche, wenn Sie so weit sind, ist [Dokument oder Angabe].
- Krankheit oder KrankenhausaufenthaltEr ist krank oder pflegt jemanden
Es tut mir leid, dass Sie das gerade durchmachen. Ich habe [Leistung] bis [Datum] [pausiert / verlängert / verschoben], und Sie müssen jetzt nichts weiter tun.
Schöne Momente
Empathie ist nicht nur für Probleme da. Greifen Sie die gute Stimmung auf und sagen Sie konkret, was der Kunde getan hat.
- Ein Kunde bedankt sichEr lobt Sie oder jemanden aus dem Team
Vielen Dank, das hören wir gern. Ich sage [Name] Bescheid, dass [was die Person getan hat] bei Ihnen so gut angekommen ist. Das bedeutet dem ganzen Team viel.
- Ein MeilensteinEr erzählt von einem Erfolg, einem Start oder einem Jubiläum
Herzlichen Glückwunsch zu [Meilenstein]. Da steckt viel Arbeit drin. Schön, dass [Produkt] einen kleinen Teil dazu beitragen konnte.
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Was ein Empathie-Satz ist
Ein Empathie-Satz ist ein Satz in einer Kundenservice-Antwort, der zeigt, dass Sie verstanden haben, was dem Kunden passiert ist und was es für ihn bedeutet. Ein guter Empathie-Satz ist konkret: Er benennt das Problem, die verlorene Zeit, das Geld oder den durchkreuzten Plan und leitet direkt zu dem über, was Sie tun. „Ich verstehe Ihren Ärger“ ist keiner. „Sie haben das jetzt dreimal erklärt“ schon.
Empathie-Sätze sind kein Text, den man statt einer Antwort aufsagt. Es sind die ein, zwei Zeilen, die dafür sorgen, dass der Rest ankommt: Der Kunde fühlt sich gehört und liest die Fakten, statt nach dem nächsten Grund zum Ärgern zu suchen.
- Die Situation wählenWählen Sie Frust, Warten, eigene Fehler, schlechte Nachrichten, Geld, Technik, Kündigung, persönliche Situationen oder schöne Momente, oder suchen Sie nach einem Wort wie „Erstattung“ oder „verspätet“.
- Kopieren oder anpassenKopieren Sie den Satz, oder klicken Sie auf Anpassen und ergänzen Sie den Namen des Kunden, Ihre Firma und was passiert ist. Die KI füllt die Platzhalter, für die sie Angaben hat, und lässt den Rest in eckigen Klammern.
- Fakten und nächsten Schritt ergänzenEin Empathie-Satz eröffnet die Antwort. Danach kommen die eigentliche Antwort und ein klarer nächster Schritt mit Zeitangabe.
- Oder den eigenen Entwurf einfühlsamer machenÖffnen Sie den Tab „Meine Antwort einfühlsamer machen“ und fügen Sie Ihren Entwurf ein. Sie bekommen eine Fassung, die das Problem einmal anspricht und alle Ihre Fakten behält.
Woran man echte Empathie erkennt
Kunden merken den Unterschied zwischen einer Floskel aus dem Gesprächsleitfaden und einem Satz, der über sie geschrieben wurde. Darauf kommt es an.
- Konkret werden. Nennen Sie die Bestellung, das Datum, wie oft der Kunde geschrieben hat. „Sie warten seit Dienstag“ ist besser als „Ich weiß, Warten ist nicht leicht“.
- Die Folge benennen, nicht nur das Ereignis. Das verspätete Paket ist das Ereignis, der verpasste Geburtstag die Folge.
- Die Tonlage treffen. Eine ruhige Frage braucht einen leichten Ton, eine geplatzte Feier einen ernsten. Gute Laune neben einer schlechten Nachricht wirkt, als hätte niemand zugehört.
- Einmal sagen, am Anfang. Empathie in jedem Absatz klingt bald nach Füllmaterial.
- Gleich danach handeln, in derselben Nachricht. Empathie ohne nächsten Schritt klingt nach Hinhalten.
- Kein „aber“ danach. „Ich verstehe, dass das ärgerlich ist, aber unsere Richtlinien …“ nimmt die erste Hälfte zurück. Setzen Sie einen Punkt und beginnen Sie einen neuen Satz.
- Keine Gefühle behaupten, die Sie nicht kennen können. „Ich weiß genau, wie Sie sich fühlen“ lädt zu „Nein, wissen Sie nicht“ ein.
- Die Worte des Kunden übernehmen. Schreibt er „die App meldet mich ständig ab“, sagen Sie genau das, nicht „Es liegt ein Authentifizierungsproblem vor“.
| Teil | Was er bewirkt | Beispiel |
|---|---|---|
| Was passiert ist | Zeigt, dass Sie die Nachricht gelesen haben | Ihre Bestellung kam zwei Tage nach der Feier an. |
| Was es den Kunden gekostet hat | Zeigt, dass Sie die Folgen sehen | Das Geschenk war also nicht da, als es darauf ankam. |
| Was Sie tun | Macht aus Empathie Hilfe | Die Versandkosten und die Geschenkverpackung habe ich Ihnen heute erstattet. |
Floskeln, die Sie meiden sollten, und was Sie stattdessen sagen
Die meisten dieser Floskeln waren einmal freundlich gemeint. Sie wurden aber so oft benutzt, und so oft, ohne dass danach etwas passiert ist, dass viele Kunden sie heute als Zeichen lesen, dass niemand wirklich zuhört.
| Lieber nicht | Warum es nicht wirkt | Besser |
|---|---|---|
| Ich verstehe Ihren Ärger. | Allgemein; passt in jede beliebige Antwort | Ihnen wurde jetzt zweimal abgebucht, und Sie warten seit einer Woche auf eine Antwort. |
| Wir bitten, etwaige Unannehmlichkeiten zu entschuldigen. | „Etwaige“ klingt, als wüssten Sie nicht, was schiefgelaufen ist | Entschuldigung, wir haben die falsche Größe geschickt. Die richtige geht heute raus. |
| Vielen Dank für Ihre Geduld. | Der Kunde hatte keine Wahl | Sie haben vier Tage darauf gewartet, das ist zu lang. Hier ist die Antwort. |
| Es tut mir leid, dass Sie das so empfinden. | Macht das Gefühl zum Problem, nicht den Fehler | Es tut mir leid, dass die Reparatur das Problem nicht behoben hat. |
| Wie bereits erwähnt … | Klingt nach Zurechtweisung | Anders gesagt: … |
| Das sind leider unsere Richtlinien. | Versteckt sich hinter einer Regel, ohne Grund und ohne Alternative | Nach 30 Tagen können wir nicht mehr erstatten, weil [Grund]. Was ich tun kann: [Option]. |
| Beruhigen Sie sich. | Hat noch nie jemanden beruhigt | Lassen Sie uns das klären. Zuerst [Maßnahme]. |
| Seien Sie versichert … | Ein Versprechen, hinter dem nichts steht | Ich sehe am Freitag noch einmal nach und melde mich so oder so bei Ihnen. |
| Ich weiß genau, wie Sie sich fühlen. | Das wissen Sie nicht, und der Kunde weiß das | Wenn mir das passiert wäre, hätte ich mich auch geärgert. |
Vorher und nachher: Empathie in echten Antworten
Jede Nachher-Fassung behält alle Fakten der Vorher-Fassung. Nur Anfang und Schluss ändern sich.
Guten Tag Herr Wagner, ich weiß, wie beunruhigend es ist, wenn Geld vom Konto weg ist und nicht pünktlich zurückkommt. Wir haben Ihre Erstattung am 2. Oktober veranlasst, Referenz RF-20931. Banken brauchen meist 5 bis 10 Werktage, bis sie sichtbar ist, sie sollte also bis zum 16. Oktober da sein. Ist sie bis dahin nicht angekommen, antworten Sie einfach hier. Dann kläre ich das noch am selben Tag mit unserem Zahlungsanbieter.
Vorher: „Ihre Erstattung wurde am 2. Oktober bearbeitet. Die Bearbeitung dauert 5 bis 10 Werktage. Bitte wenden Sie sich an Ihre Bank, falls Sie sie nicht sehen.“
Guten Tag Frau Schulz, ein direkter Export in Ihre Buchhaltungssoftware würde Ihnen viel Abtipparbeit ersparen, und ich würde Ihnen gern Ja sagen. Derzeit geht das leider nicht. Am nächsten kommt der CSV-Export unter „Berichte“, den Ihre Buchhaltungssoftware importieren kann. Ihren Wunsch habe ich mit Ihrem Beispiel an das Produktteam weitergegeben.
Vorher: „Diese Funktion ist derzeit nicht verfügbar. Wir werden sie für künftige Versionen in Betracht ziehen.“
Guten Tag Herr Nowak, Sie schreiben jetzt zum dritten Mal, weil Ihre Verbindung abbricht, und Sie hätten uns nicht hinterherlaufen müssen. Ich habe für Freitag zwischen 9 und 12 Uhr einen Techniker-Termin gebucht und Ihnen für die Tage ohne funktionierenden Anschluss einen Monat gutgeschrieben. Am Freitagnachmittag rufe ich Sie an und frage nach, ob alles läuft.
Vorher: „Ein Technikertermin wurde für Freitag, 9–12 Uhr, vereinbart. Ihrem Konto wurde eine Gutschrift erteilt.“
Guten Tag Frau Hoffmann, ich sehe, dass Sie die Jacke gern zurückgeben würden, und es tut mir leid, dass ich Ihnen keine andere Antwort geben kann. Sie wurde vor 45 Tagen geliefert, und unsere Rückgabefrist ohne Angabe von Gründen beträgt 30 Tage. Deshalb kann ich sie leider nicht erstatten. Ist etwas an der Jacke defekt, schreiben Sie mir bitte, was. Für Mängel gilt die Gewährleistung, und das läuft anders.
Vorher: „Ihre Rückgabeanfrage wurde abgelehnt, da die 30-tägige Rückgabefrist überschritten ist.“
Der Tab „Meine Antwort einfühlsamer machen“
Manchmal steht die Antwort schon, wirkt aber kühl. Fügen Sie sie im Tab „Meine Antwort einfühlsamer machen“ ein, ergänzen Sie auf Wunsch den Namen des Kunden und Ihre Firma, und die KI schreibt sie um. Sie bekommen einen Entwurf zum Lesen und Anpassen, keine Antwort, die man ungelesen abschickt.
Was die Überarbeitung tut
- Benennt das Problem oder das Gefühl des Kunden einmal, in klaren Worten
- Entschuldigt sich nur für das, was wirklich schiefgelaufen ist, und höchstens einmal
- Spricht den Kunden einmal mit Namen an, wenn Sie ihn angeben
- Endet mit einem klaren nächsten Schritt
Was sie nie tut
- Fakten, Zahlen oder Daten aus Ihrem Entwurf ändern oder weglassen
- Zusagen, Erstattungen oder Rabatte hinzufügen, die nicht in Ihrem Entwurf stehen
- Die Antwort deutlich verlängern
- Floskeln wie „Ich verstehe Ihren Ärger vollkommen“ verwenden
Jeder Satz in der Sammlung hat außerdem einen Button „Anpassen“. Geben Sie den Namen des Kunden, Ihre Firma und das Geschehene ein, und der Satz wird für genau dieses Gespräch ausgefüllt. Platzhalter ohne Angabe bleiben in Klammern stehen. Prüfen Sie deshalb vor dem Absenden, ob noch Klammern übrig sind.
Empathie je Kanal
| Kanal | So zeigt sich Empathie | Worauf achten |
|---|---|---|
| Live-Chat | Eine kurze Zeile, dann die Antwort. Tempo gehört zur Empathie dazu. | Kein langer Absatz über Gefühle, während der Kunde auf die Information wartet |
| Ein, zwei Sätze am Anfang und am Ende ein nächster Schritt mit Datum | Die Antwort nicht unter der Entschuldigung begraben | |
| Telefon | Ausreden lassen, das Gehörte kurz zusammenfassen, dann langsamer sprechen | Nicht mit der Lösung dazwischengehen, bevor sich der Kunde gehört fühlt |
| Öffentliche Bewertungen und Kommentare | Das Problem in einem Satz anerkennen, dann anbieten, privat weiterzusprechen | Keine öffentliche Diskussion über die Fakten, keine Bestelldaten im Kommentar |
| SMS und WhatsApp | Kurz und schlicht; ein Satz der Anerkennung reicht | Nicht mehrere Entschuldigungen schicken, bevor die Antwort kommt |
Häufige Fehler
- Empathie statt Antwort. Drei Sätze Verständnis und keine Lösung machen Menschen wütender, nicht ruhiger.
- Jedes Mal derselbe Satz. Stammkunden merken, wenn jede Antwort mit derselben Zeile beginnt.
- Entschuldigungen für Dinge, die gar nicht falsch waren. Heben Sie die Entschuldigung für echte Fehler auf, dann hat sie Gewicht.
- Sich selbst in den Mittelpunkt stellen. „Ich hatte auch einen langen Tag“ lenkt die Aufmerksamkeit vom Problem des Kunden weg.
- Der falsche Ton für den Moment. Ein munterer Satz neben einem Trauerfall oder einer Sicherheitsmeldung wirkt gedankenlos.
- Versprechen, die Sie nicht halten können, damit sich jemand jetzt besser fühlt. Wird nichts daraus, ist der Ärger größer.
- Gefühle unterstellen. „Sie sind bestimmt wütend“ kann danebenliegen; zu beschreiben, was passiert ist, liegt immer richtig.
Wie ein KI-Agent mit verärgerten Kunden auf Ihrer Website umgeht
Ein KI-Agent für den Kundenservice antwortet aus den Seiten und Dokumenten Ihrer Website, in dem Ton, den Sie festlegen. Ist ein Besucher verärgert, hilft dieselbe Empathie wie bei einem Menschen: in seinen Worten sagen, was passiert ist, die Information geben und zum nächsten Schritt kommen. Der Agent erfindet keine Regeln oder Zusagen. Sie legen Themen fest, die immer an einen Menschen gehen, etwa Beschwerden oder Erstattungen. Dann übernimmt jemand aus Ihrem Team, mit dem ganzen Gesprächsverlauf vor Augen.
Ein Besucher auf der Website eines Internetanbieters, an einem Sonntagabend
Ruhige, konkrete Antworten auf Ihrer Website, Tag und Nacht
Erstellen Sie einen Support-Agenten aus Ihren eigenen Seiten. Er beantwortet, was Ihre Website abdeckt, und gibt Beschwerden an Ihr Team weiter.
Zum KI-Kundenservice-AgentenHäufige Fragen
Was sind Empathie-Sätze im Kundenservice?
Kurze Sätze, die dem Kunden zeigen, dass Sie verstehen, was ihm passiert ist und was es für ihn bedeutet, bevor Sie die eigentliche Antwort geben. Gute Empathie-Sätze passen genau zur Situation, und in derselben Nachricht folgt eine Handlung.
Welche Beispiele für Empathie-Sätze gibt es?
„Sie haben das jetzt dreimal erklärt, und das hätte nicht sein dürfen.“ „Auf Geld zu warten ist belastend.“ „Sie brauchen das bis Freitag, da hilft Ihnen eine vage Schätzung nicht weiter.“ Jeder dieser Sätze benennt die tatsächliche Lage des Kunden statt eines allgemeinen Gefühls.
Was sollte man verärgerten Kunden nicht sagen?
Vermeiden Sie „Beruhigen Sie sich“, „Es tut mir leid, dass Sie das so empfinden“, „Wie bereits erwähnt“ und „Das sind unsere Richtlinien“ ohne Grund und ohne Alternative. Auch allgemeine Sätze wie „Ich verstehe Ihren Ärger“ und „Wir bitten, etwaige Unannehmlichkeiten zu entschuldigen“ klingen schnell nach Skript.
Was ist der Unterschied zwischen Empathie und Mitleid im Kundenservice?
Mitleid heißt, dass Ihnen der Kunde leidtut. Empathie heißt, dass Sie seine Lage aus seiner Sicht verstehen, und im Service gehört meist eine Handlung dazu: Sie benennen, was passiert ist, was es ihn gekostet hat und was Sie dagegen tun.
Muss man sich in jedem Empathie-Satz entschuldigen?
Nein. Entschuldigen Sie sich einmal, und nur, wenn auf Ihrer Seite wirklich etwas schiefgelaufen ist. Ein Problem, das Sie nicht verursacht haben, etwa eine Verzögerung beim Paketdienst, können Sie anerkennen, ohne sich dafür zu entschuldigen.
Kann ein Chatbot Empathie zeigen?
Ein KI-Agent kann in klaren Worten aufgreifen, was der Besucher geschrieben hat, den Ton halten, den Sie festlegen, und schnell zu einer Antwort oder zu einem Menschen führen. Gefühle vortäuschen sollte er nicht. Bei Beschwerden und heiklen Themen ist es besser, das Gespräch an einen Menschen zu übergeben.
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