हिन्दी

मुफ़्त टूल

Sorry for inconvenience हिंदी में: ग्राहक के लिए हमदर्दी वाले वाक्य, जो रटे हुए न लगें

अपनी स्थिति के हिसाब से वाक्य कॉपी करें, या अपना लिखा जवाब डालकर उसमें हमदर्दी जोड़ें। हर वाक्य बताता है कि हुआ क्या, और सीधे अगले क़दम पर ले जाता है।

देखेंमेरे जवाब में हमदर्दी जोड़ें

ग़ुस्सा और झुंझलाहट

जो चीज़ ग़लत हुई, उसका नाम लें। सिर्फ़ "मैं आपकी परेशानी समझ सकता हूँ" लिखने से नाराज़ ग्राहक और भड़कता है।

बात बार-बार दोहरानी पड़ीग्राहक एक ही दिक़्क़त कई बार बता चुका है: "kitni baar bataun, teesri baar likh raha hoon"
आपको यह बात [संख्या] बार बतानी पड़ी, जबकि एक बार में काम हो जाना चाहिए था। मैंने पूरी बातचीत शुरू से पढ़ ली है, अब आपको दोबारा कुछ बताने की ज़रूरत नहीं। अभी की स्थिति यह है: [स्थिति]।
बॉट और टीमों के बीच घुमाया गयाबॉट या IVR ने घुमाया, या कई बार ट्रांसफ़र किया गया: "bot se baat karke thak gaya, kisi insaan se baat karao"
आपको [बॉट / IVR / टीम] से [टीम] तक घुमाया जाता रहा और काम किसी ने पूरा नहीं किया। अब आप एक इंसान से बात कर रहे हैं। यह मामला अब मेरे पास है, और सुलझने तक जवाब आपको मुझसे ही मिलेगा।

इंतज़ार और देरी

"आपके धैर्य के लिए धन्यवाद" की जगह बताइए कि इंतज़ार से उनका क्या नुक़सान हुआ, और अगली पक्की तारीख़ दीजिए।

डिलीवरी लेट हैसेल का ऑर्डर तय तारीख़ तक नहीं पहुँचा: "Diwali se pehle chahiye tha, abhi tak nahi aaya"
आपका ऑर्डर [तारीख़] तक आना था, और आपने उसी हिसाब से तैयारी की थी। [कूरियर का नाम] के मुताबिक़ अब यह [नई तारीख़] तक पहुँचेगा। जब तक यह आपके हाथ में नहीं आ जाता, हम [रोज़ ट्रैकिंग देखेंगे / हर अपडेट आपको मैसेज करेंगे]।
बात होने में लंबा इंतज़ारचैट या कस्टमर केयर कॉल पर बहुत देर होल्ड पर रहे
किसी से बात हो पाने के लिए आपको [समय] इंतज़ार करना पड़ा। अब मैं यहाँ हूँ और आपका मैसेज पढ़ लिया है, तो सीधे [पहला काम] से शुरू करते हैं।

हमारी ग़लती

सीधे शब्दों में ग़लती मानें, एक बार माफ़ी माँगें, और उसी मैसेज में हल भी बताएँ।

ग़लत साइज़ या ग़लत सामानपैकिंग में आपकी ग़लती: "M size manga tha, XL aa gaya"
आपने [सामान / साइज़] मँगाया था और हमने [ग़लत सामान / साइज़] भेज दिया। यह हमारी ग़लती है। सही वाला [आज / तारीख़ को] डिस्पैच होगा, और [ग़लत वाले का पिकअप हम मुफ़्त करवाएँगे / ग़लत वाला आप रख सकते हैं]।
ज़्यादा पैसे कट गएआपकी तरफ़ से बिलिंग में गड़बड़ी
आपके [सही रक़म] लगने थे, पर [कटी रक़म] कट गए। यह हमारी ग़लती है, और [फ़र्क़ की रक़म] आज ही रिफ़ंड कर दी गई है। यह [संख्या] कामकाजी दिनों में आपके खाते में दिख जाएगी।

बुरी ख़बर और मना करना

साफ़ मना करें, वजह एक लाइन में बताएँ, और तुरंत बताएँ कि आप क्या कर सकते हैं।

रिफ़ंड नहीं दे सकतेमाँग आपकी पॉलिसी से बाहर है: "15 din ho gaye, ab return kar sakte hain?"
मुझे पता है, यह वह जवाब नहीं है जिसकी आपको उम्मीद थी। हमारी [पॉलिसी का नाम] के हिसाब से [समय सीमा] के बाद [सामान] का रिफ़ंड नहीं हो सकता। हाँ, [विकल्प, जैसे एक्सचेंज या स्टोर क्रेडिट] ज़रूर हो सकता है, और वह आज ही शुरू कर सकते हैं।
वह सुविधा हमारे पास नहींउन्हें कुछ चाहिए जो आपका प्रोडक्ट नहीं करता
साफ़ दिख रहा है कि आपने सोच रखा है कि [फ़ीचर] को कैसे इस्तेमाल करेंगे, और काश मेरे पास बेहतर जवाब होता: [प्रोडक्ट] में अभी यह नहीं है। इसके सबसे क़रीब का तरीक़ा है [दूसरा रास्ता]।

पैसों से जुड़ी चिंता

पैसों की चिंता में तथ्य जल्दी चाहिए: रक़म, तारीख़, किस चीज़ का पैसा है, और कब तक सुलझेगा।

समझ न आने वाला चार्जउन्हें नहीं पता कि पैसा किस चीज़ का कटा: "ye 499 kis cheez ka kata hai?"
अचानक कोई चार्ज दिखे तो घबराहट होती है, तो पहले इसे साफ़ कर देते हैं। [तारीख़] को [रक़म] [वजह] के लिए कटे हैं। अगर यह आपके किसी ऑर्डर से मेल नहीं खाता, तो बताइए, हम आज ही इसकी जाँच करेंगे।
दो बार पैसे कटेएक ऑर्डर के दो पेमेंट: "UPI se do baar paise kat gaye"
एक ऑर्डर के लिए दो बार पैसे कटना परेशान करने वाली बात है। दूसरा पेमेंट [बैंक का अस्थायी होल्ड है, जो अपने-आप लौट आएगा / डुप्लीकेट है, जिसे हमने आज रिफ़ंड कर दिया है]। यह [तारीख़] तक आपके खाते में वापस दिख जाना चाहिए।

टेक्निकल दिक़्क़तें

सिर्फ़ एरर की बात न करें। बताएँ कि यह दिक़्क़त उन्हें क्या करने से रोक रही है।

डेडलाइन से ठीक पहले लॉग-इन बंदअकाउंट नहीं खुल रहा और समय कम है: "OTP hi nahi aa raha, aaj GST filing hai"
[डेडलाइन] से ठीक पहले अकाउंट न खुलना सबसे बुरे वक़्त की दिक़्क़त है। पहले आपको अंदर पहुँचाते हैं, वजह बाद में देखेंगे: [पहला क़दम]।
बग की वजह से काम अटकाकिसी ख़राबी की वजह से वे काम पूरा नहीं कर पा रहे
यानी इस वजह से [काम] अटका है और आपकी टीम इंतज़ार कर रही है। हमने यह एरर ख़ुद दोहराकर देख लिया है और इंजीनियरिंग टीम को अर्जेंट में भेज दिया है। तब तक [दूसरा रास्ता] से आज [काम] पूरा हो जाएगा।

कैंसलेशन

जाना आसान हो और इज़्ज़त से हो। कोई कैसे जाता है, उसी से तय होता है कि वह लौटेगा या नहीं।

किसी दिक़्क़त की वजह से जा रहे हैंबुरे अनुभव के बाद कैंसल कर रहे हैं
माफ़ी चाहते हैं कि [दिक़्क़त] की वजह से आप जा रहे हैं। आपका कैंसलेशन हो गया है, आगे कोई पैसा नहीं कटेगा। अगर आप एक बात बता सकें जो हमें सुधारनी चाहिए, तो वह टीम तक ज़रूर पहुँचेगी।
महँगा लग रहा हैवे कहते हैं कि ख़र्च ज़्यादा है: "bahut mehenga pad raha hai, cancel kar do"
पैसे की बात बिल्कुल जायज़ वजह है। आपका [प्लान] [तारीख़] को ख़त्म होगा। अगर छोटे प्लान से काम चल जाए, तो [प्लान] [क़ीमत] का है। नहीं तो कोई बात नहीं, आपका डेटा [समय तक / जब तक आप डिलीट न करें] सुरक्षित रहेगा।

ज़रूरी या निजी हालात

धीरे चलें, बात छोटी रखें, और काम का बोझ उन पर से हटा लें। यहाँ कभी चहकता हुआ टेम्पलेट नहीं।

परिवार में किसी का देहांतकिसी के गुज़र जाने के बाद अकाउंट बंद करना या बदलना है
आपके नुक़सान का हमें बहुत दुख है। [अकाउंट / ऑर्डर] का काम अब हम देख लेंगे, और आपको यह सब दोबारा किसी को समझाना नहीं पड़ेगा। जब भी आप तैयार हों, बस एक चीज़ चाहिए: [दस्तावेज़ या जानकारी]।
बीमारी या अस्पतालवे बताते हैं कि वे बीमार हैं या घर में किसी की देखभाल कर रहे हैं
यह सुनकर बुरा लगा, आप अपना और परिवार का ध्यान रखिए। हमने [सर्विस] को [तारीख़] तक [रोक दिया है / बढ़ा दिया है / आगे खिसका दिया है], अभी आपको कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है।

अच्छे पल

हमदर्दी सिर्फ़ दिक़्क़त के वक़्त नहीं होती। उनके अच्छे मूड में साथ दें, और साफ़ बताएँ कि उन्होंने क्या अच्छा किया।

ग्राहक ने धन्यवाद कहावे आपकी या किसी साथी की तारीफ़ करते हैं: "Priya ne bahut help ki, thank you"
धन्यवाद, यह सुनकर बहुत अच्छा लगा। आपकी बात [साथी का नाम] तक ज़रूर पहुँचेगी, जिन्होंने [उन्होंने क्या किया]। टीम के लिए इसका बहुत मतलब है।
कोई बड़ी कामयाबीवे कोई लॉन्च, सालगिरह या नई दुकान की ख़बर शेयर करते हैं
[कामयाबी] के लिए बहुत-बहुत बधाई। इसके पीछे काफ़ी मेहनत रही होगी। ख़ुशी है कि इसमें [प्रोडक्ट] का भी छोटा-सा साथ रहा।

इसे अपनी वेबसाइट पर लगाएँ

अपनी साइट से सपोर्ट एजेंट बनाएँ

आपका अपना AI एजेंट आपकी वेबसाइट पर दिन-रात ऐसे सवालों के जवाब देता है, आपके अपने पेजों और दस्तावेज़ों से, और मुश्किल सवाल आपको भेज देता है। अपना पता डालें और उसे अपनी साइट सीखते देखें। कोई अकाउंट नहीं चाहिए।

Sorry for inconvenience हिंदी में कैसे कहें

"Sorry for the inconvenience" हिंदी में: "असुविधा के लिए माफ़ी चाहते हैं।" थोड़ा अपनापन चाहिए, तो: "आपको जो परेशानी हुई, उसके लिए माफ़ी चाहते हैं।" और सबसे असरदार: "माफ़ कीजिए, आपका ऑर्डर दिवाली से पहले नहीं पहुँचा। यह कल तक पहुँचेगा, और डिलीवरी चार्ज लौटा दिया है।" आख़िरी वाला बेहतर है, क्योंकि उसमें लिखा है कि क्या हुआ और आप क्या कर रहे हैं। रटी हुई लाइन हर जवाब में चिपक जाती है, इसलिए ग्राहक उसे अनसुना कर देता है।

कहाँ	हिंदी में	Hinglish में
ईमेल या लिखित जवाब	असुविधा के लिए खेद है। आपका रिफ़ंड आज भेज दिया गया है।	Sorry for the inconvenience. Aapka refund aaj bhej diya gaya hai.
चैट	असुविधा के लिए माफ़ी चाहते हैं। सही साइज़ आज डिस्पैच हो रहा है।	Sorry for the trouble, sahi size aaj dispatch ho raha hai.
WhatsApp या SMS	देरी के लिए माफ़ी, राहुल जी। ऑर्डर कल तक पहुँच जाएगा।	Rahul ji, late hone ke liye sorry. Order kal tak pahunch jayega.
फ़ोन पर	आपको परेशानी हुई, उसके लिए माफ़ी चाहते हैं। चलिए, अभी ठीक करते हैं।	Aapko pareshani hui, uske liye sorry. Chaliye, abhi theek karte hain.

हमदर्दी वाला वाक्य (empathy statement) जवाब की वह एक-दो लाइन है जो दिखाती है कि आप समझते हैं ग्राहक के साथ क्या हुआ और उस पर क्या असर पड़ा। यह जवाब की जगह पढ़ी जाने वाली स्क्रिप्ट नहीं है। इससे ग्राहक को लगता है कि उसकी बात सुनी गई, तो वह आगे लिखे तथ्य ध्यान से पढ़ता है, न कि नाराज़ होने की अगली वजह ढूँढता है।

स्थिति चुनेंग़ुस्सा, इंतज़ार, हमारी ग़लती, बुरी ख़बर, पैसे, टेक्निकल, कैंसलेशन, निजी हालात या अच्छे पल में से चुनें, या "रिफ़ंड" या "लेट" जैसा कोई शब्द खोजें।
कॉपी करें, या अपने हिसाब से बदलेंवाक्य कॉपी करें, या "अपने हिसाब से बदलें" दबाकर ग्राहक का नाम, अपना बिज़नेस और क्या हुआ, लिखें। AI जो ब्रैकेट भर सकता है, भर देता है, बाक़ी ब्रैकेट में ही रहते हैं।
तथ्य और अगला क़दम जोड़ेंहमदर्दी वाला वाक्य जवाब की शुरुआत है। उसके बाद जवाब लिखें और एक साफ़ अगला क़दम, समय के साथ।
या अपने लिखे जवाब में हमदर्दी जोड़ें"मेरे जवाब में हमदर्दी जोड़ें" टैब खोलें, अपना लिखा जवाब डालें, और ऐसा जवाब पाएँ जो दिक़्क़त को एक बार मानता है और आपका लिखा हर तथ्य वैसा ही रखता है।

हमदर्दी असली कैसे लगे

ग्राहक पहचान लेते हैं कि लाइन स्क्रिप्ट से उठाई गई है या उनके लिए लिखी गई है। फ़र्क़ इन बातों में है।

साफ़-साफ़ लिखें। ऑर्डर, तारीख़, उन्होंने कितनी बार लिखा, यह सब बताएँ। "आप मंगलवार से इंतज़ार कर रहे हैं" लिखना "इंतज़ार मुश्किल होता है" से कहीं बेहतर है।
सिर्फ़ घटना नहीं, उसका असर बताएँ। पार्सल लेट हुआ, यह घटना है; दिवाली पर तोहफ़ा नहीं पहुँचा, यह असर है।
उनकी गंभीरता के हिसाब से लिखें। हल्के सवाल पर हल्का जवाब; बिगड़े मौक़े पर गंभीर जवाब। बुरी ख़बर के साथ चहकती भाषा ऐसी लगती है जैसे आपने सुना ही नहीं।
एक बार कहें, शुरुआत में। हर पैराग्राफ़ में हमदर्दी दोहराने से वह भराव लगने लगती है।
उसी मैसेज में काम भी बताएँ। अगले क़दम के बिना हमदर्दी टालमटोल लगती है।
उसके बाद "लेकिन" न लिखें। "समझ सकते हैं कि यह खीज वाली बात है, लेकिन हमारी पॉलिसी…" पहला आधा हिस्सा मिटा देता है। पूर्ण विराम लगाकर नया वाक्य शुरू करें।
ऐसी भावना का दावा न करें जो आप जान नहीं सकते। "मैं बिल्कुल समझ सकता हूँ आप पर क्या बीत रही है" का जवाब अक्सर होता है: "नहीं, आप नहीं समझ सकते।"
उनके शब्द इस्तेमाल करें। ग्राहक ने लिखा "ऐप बार-बार लॉग-आउट कर देता है", तो वही लिखें, "आपको ऑथेंटिकेशन की समस्या आ रही है" नहीं।

हिस्सा	क्या करता है	उदाहरण
क्या हुआ	दिखाता है कि आपने मैसेज पढ़ा	आपका ऑर्डर पूजा के दो दिन बाद पहुँचा।
उनका क्या नुक़सान हुआ	दिखाता है कि आप असर समझते हैं	यानी जब ज़रूरत थी, तब तोहफ़ा हाथ में नहीं था।
आप क्या करेंगे	हमदर्दी को मदद में बदलता है	डिलीवरी चार्ज और गिफ़्ट रैपिंग का पैसा आज लौटा दिया है।

इन लाइनों से बचें, और इनकी जगह क्या लिखें

इनमें से ज़्यादातर लाइनें अच्छे इरादे से शुरू हुई थीं। पर इतनी बार, और इतनी बार बिना किसी काम के, इस्तेमाल हुईं कि अब कई ग्राहक इन्हें पढ़ते ही समझ जाते हैं कि कोई सच में सुन नहीं रहा।

इससे बचें	क्यों नहीं जमती	इसकी जगह लिखें
मैं आपकी परेशानी समझ सकता हूँ।	रटी हुई; किसी भी जवाब में चिपक जाती है	आपसे दो बार पैसे कटे और एक हफ़्ते से जवाब का इंतज़ार है।
असुविधा के लिए खेद है।	"असुविधा" से पता ही नहीं चलता कि ग़लत क्या हुआ	माफ़ कीजिए, हमने ग़लत साइज़ भेज दिया। सही साइज़ आज डिस्पैच हो रहा है।
आपके धैर्य के लिए धन्यवाद।	इंतज़ार उन्होंने ख़ुद नहीं चुना था	आपने इसके लिए चार दिन इंतज़ार किया, जो बहुत ज़्यादा है। जवाब यह है।
आपकी शिकायत हमारे लिए महत्वपूर्ण है।	हर IVR में सुनी हुई लाइन; इसके बाद कुछ होता नहीं	आपकी शिकायत टिकट [नंबर] पर दर्ज है। कल शाम 6 बजे तक अपडेट देंगे।
सॉरी, अगर आपको ऐसा लगा।	दोष उनकी भावना पर डालती है, दिक़्क़त पर नहीं	माफ़ कीजिए, रिपेयर के बाद भी यह ठीक नहीं हुआ।
जैसा मैंने पहले बताया था…	डाँट जैसी लगती है	दूसरे शब्दों में कहें तो: …
माफ़ कीजिए, यह हमारी पॉलिसी है।	बिना वजह और बिना विकल्प, नियम के पीछे छिपना	7 दिन के बाद रिटर्न नहीं हो सकता, क्योंकि [वजह]। हाँ, [विकल्प] हो सकता है।
शांत हो जाइए।	इससे आज तक कोई शांत नहीं हुआ	चलिए, इसे सुलझाते हैं। पहले [काम]।
आप टेंशन मत लीजिए।	ऐसा भरोसा, जिसके पीछे कुछ नहीं	शुक्रवार को फिर से चेक करके आपको बताएँगे, स्थिति जो भी हो।
मैं बिल्कुल समझ सकता हूँ कि आप कैसा महसूस कर रहे हैं।	आप नहीं समझ सकते, और ग्राहक यह जानता है	मेरे साथ ऐसा होता, तो मुझे भी बुरा लगता।

पहले और बाद में: असली जवाबों में जोड़ी गई हमदर्दी

हर "बाद" वाले जवाब में "पहले" का हर तथ्य वैसा ही है। सिर्फ़ शुरुआत और आख़िर बदला है।

बाद में: UPI रिफ़ंड जो अब तक नहीं आया

नमस्ते राहुल जी, खाते से पैसा कट जाए और समय पर वापस न आए, तो चिंता होती ही है। हमने आपका रिफ़ंड 3 अक्टूबर को भेजा है, रेफ़रेंस नंबर RF-20931। बैंक में दिखने में आम तौर पर 5 से 7 कामकाजी दिन लगते हैं, तो 14 अक्टूबर तक आ जाना चाहिए। तब तक न दिखे, तो यहीं जवाब दीजिए, हम उसी दिन पेमेंट कंपनी से बात करेंगे।

पहले: "आपका रिफ़ंड 3 अक्टूबर को प्रोसेस हो गया है। 5 से 7 कामकाजी दिन लगते हैं। न दिखे तो अपने बैंक से संपर्क करें।"

बाद में: ऐसी सुविधा जो है ही नहीं

नमस्ते नेहा जी, बिल सीधे आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में चले जाएँ, तो आपकी काफ़ी कॉपी-पेस्ट बचेगी, और काश हम हाँ कह पाते। अभी यह मुमकिन नहीं है। सबसे क़रीब का तरीक़ा रिपोर्ट्स में CSV एक्सपोर्ट है, जिसे आपका अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इम्पोर्ट कर सकता है। आपकी माँग आपके उदाहरण के साथ प्रोडक्ट टीम तक भेज दी है।

पहले: "यह फ़ीचर अभी उपलब्ध नहीं है। भविष्य में इस पर विचार किया जाएगा।"

बाद में: एक ही दिक़्क़त पर तीसरा मैसेज

नमस्ते समीर जी, इंटरनेट बार-बार कटने के बारे में आपको तीसरी बार लिखना पड़ा, जबकि हमें ख़ुद आगे आना चाहिए था। शुक्रवार सुबह 9 से 12 के बीच टेक्नीशियन की विज़िट बुक कर दी है, और जितने दिन कनेक्शन नहीं चला, उसके बदले एक महीने का क्रेडिट आपके अकाउंट में डाल दिया है। शुक्रवार दोपहर को हम फ़ोन करके पूछेंगे कि ठीक हुआ या नहीं।

पहले: "शुक्रवार 9-12 टेक्नीशियन विज़िट शेड्यूल की गई है। आपके अकाउंट में क्रेडिट जोड़ दिया गया है।"

बाद में: देर से आई रिटर्न की माँग पर मना करना

नमस्ते अंजलि जी, समझ आता है कि आप कुर्ता लौटाना चाहती थीं, और माफ़ी चाहते हैं कि जवाब आपकी उम्मीद के मुताबिक़ नहीं है। यह 20 दिन पहले डिलीवर हुआ था, और मन बदलने पर रिटर्न की हमारी सीमा 7 दिन है, इसलिए इसका रिफ़ंड नहीं हो सकता। अगर कुर्ते में कोई ख़राबी है, तो बताइए क्या, क्योंकि ख़राब सामान का मामला अलग तरीक़े से देखा जाता है।

पहले: "आपकी रिटर्न रिक्वेस्ट रिजेक्ट कर दी गई है क्योंकि यह 7 दिन की रिटर्न सीमा से बाहर है।"

"मेरे जवाब में हमदर्दी जोड़ें" टैब

कई बार जवाब लिखा हुआ होता है, पर रूखा लगता है। उसे "मेरे जवाब में हमदर्दी जोड़ें" टैब में डालें, चाहें तो ग्राहक का नाम और अपना बिज़नेस लिखें, और AI उसे दोबारा लिख देता है। आपको एक ड्राफ़्ट मिलता है जिसे पढ़कर ठीक करना है, बिना पढ़े भेजने वाला जवाब नहीं। इस पेज पर जवाब हिंदी में लिखा जाता है।

दोबारा लिखते समय यह करता है

ग्राहक की दिक़्क़त या भावना को एक बार, सीधे शब्दों में मानता है
सिर्फ़ उसी के लिए माफ़ी माँगता है जो सच में ग़लत हुआ, और ज़्यादा से ज़्यादा एक बार
नाम दिया हो, तो ग्राहक का नाम एक बार लिखता है
आख़िर में एक साफ़ अगला क़दम लिखता है

यह कभी नहीं करता

आपके ड्राफ़्ट का कोई तथ्य, रक़म या तारीख़ बदलना या हटाना
ऐसा वादा, रिफ़ंड या छूट जोड़ना जो आपने नहीं लिखा
जवाब को बहुत लंबा कर देना
"मैं आपकी परेशानी पूरी तरह समझ सकता हूँ" जैसी रटी हुई लाइनें

लाइब्रेरी के हर वाक्य के साथ "अपने हिसाब से बदलें" बटन भी है। ग्राहक का नाम, अपना बिज़नेस और क्या हुआ, लिखें, और वाक्य उसी एक बातचीत के लिए भर दिया जाता है। जिन ब्रैकेट का तथ्य आपने नहीं दिया, वे ब्रैकेट में ही रहते हैं, इसलिए भेजने से पहले ब्रैकेट ज़रूर जाँचें।

किस चैनल पर हमदर्दी कैसे दिखाएँ

चैनल	हमदर्दी कैसे दिखती है	किस बात से बचें
लाइव चैट	एक छोटी लाइन, फिर जवाब। जल्दी जवाब देना भी हमदर्दी का हिस्सा है।	ग्राहक तथ्य का इंतज़ार कर रहा हो और आप भावनाओं का लंबा पैराग्राफ़ लिखें
ईमेल	शुरुआत में एक-दो वाक्य, और आख़िर में तारीख़ के साथ अगला क़दम	माफ़ी के नीचे असली जवाब दबा देना
फ़ोन	उन्हें पूरी बात कहने दें, जो सुना उसे दोहराएँ, फिर थोड़ा धीरे बोलें	उनकी बात पूरी होने से पहले ही हल बताने लगना
Google रिव्यू और पब्लिक कमेंट	एक लाइन में दिक़्क़त मानें, फिर बात निजी तौर पर आगे बढ़ाने को कहें	सबके सामने तथ्यों पर बहस करना या ऑर्डर की जानकारी लिखना
WhatsApp और SMS	छोटा और सीधा; एक बार मानना काफ़ी है	जवाब आने से पहले माफ़ी के कई मैसेज भेजना

आम ग़लतियाँ

जवाब की जगह हमदर्दी। समझने के तीन वाक्य और कोई हल नहीं, इससे लोग शांत नहीं, और नाराज़ होते हैं।
हर बार वही वाक्य। पुराने ग्राहक पहचान लेते हैं कि हर जवाब एक ही लाइन से शुरू होता है।
उन बातों के लिए माफ़ी जो ग़लत थीं ही नहीं। माफ़ी असली ग़लती के लिए बचाकर रखें, ताकि जब माँगें, तो उसका मतलब हो।
बात अपनी तरफ़ मोड़ना। "मेरा भी दिन बहुत लंबा रहा" कहने से ध्यान उनकी दिक़्क़त से हट जाता है।
मौक़े के हिसाब से ग़लत टोन। किसी के देहांत या सुरक्षा की शिकायत के साथ चहकती लाइन लापरवाही लगती है।
अभी अच्छा महसूस कराने के लिए ऐसा वादा करना जो पूरा न हो सके। जब वह नहीं होता, तो ग्राहक को और बुरा लगता है।
भावना मान लेना। "आप तो बहुत ग़ुस्से में होंगे" ग़लत हो सकता है; जो हुआ, उसे बताना हमेशा सही रहता है।

AI एजेंट आपकी वेबसाइट पर नाराज़ ग्राहकों को कैसे संभालता है

AI कस्टमर सर्विस एजेंट आपकी अपनी वेबसाइट के पेजों और आपके जोड़े दस्तावेज़ों से जवाब देता है, उस टोन में जो आप चुनते हैं। यह आपकी वेबसाइट पर चलता है, WhatsApp या Instagram पर नहीं। विज़िटर नाराज़ हो, तो काम की हमदर्दी वही है जो किसी इंसान से चाहिए: उनके शब्दों में बताना कि क्या हुआ, तथ्य देना, और अगले क़दम पर जाना। एजेंट पॉलिसी या वादे अपनी तरफ़ से नहीं बनाता। नाराज़ ग्राहक की सबसे बड़ी शिकायत अक्सर यही होती है कि बॉट किसी इंसान तक पहुँचने ही नहीं देता। यहाँ आप ऐसे विषय चुनते हैं जो हमेशा इंसान के पास जाएँ, जैसे शिकायत या रिफ़ंड, और विज़िटर ख़ुद किसी इंसान से बात करना चाहे, तब भी चैट आपकी टीम को पूरी बातचीत के साथ मिलती है।

शनिवार रात, एक कपड़ों के ऑनलाइन स्टोर की वेबसाइट पर एक विज़िटर

bhaiya diwali sale wala order abhi tak nahi aaya, 6 din ho gaye. ye kya mazak hai

दिवाली सेल के ऑर्डर में 6 दिन की देरी सच में परेशान करने वाली है, ख़ासकर त्योहार के वक़्त। हमारे शिपिंग पेज के मुताबिक़ सेल के दौरान डिलीवरी में 7 कामकाजी दिन तक लग सकते हैं, और ट्रैकिंग लिंक ऑर्डर कन्फ़र्मेशन ईमेल में होता है। क्या मैं यह बात टीम तक पहुँचा दूँ, ताकि कोई आपका ऑर्डर देखे?

नॉलेज में खोजा: दिवाली सेल डिलीवरी

पेज से: शिपिंग पॉलिसी

haan, kisi insaan se baat karao. aur late hua hai to delivery charge wapas chahiye

आपकी दोनों बातें टीम तक पहुँचा दी हैं: ऑर्डर की जाँच, और डिलीवरी चार्ज लौटाने की माँग। टीम सोमवार सुबह 10 बजे लौटेगी और यहीं जवाब देगी।

इंसान को सौंपा: शिकायत

आपकी वेबसाइट पर, दिन हो या रात, शांत और साफ़ जवाब

अपने ही पेजों से कस्टमर सपोर्ट के लिए AI एजेंट बनाइए। जो आपकी साइट पर लिखा है, उसका जवाब देता है और शिकायतें आपकी टीम को सौंपता है।

AI कस्टमर सर्विस एजेंट देखें

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Sorry for inconvenience को हिंदी में कैसे लिखें?

सबसे आम है "असुविधा के लिए माफ़ी चाहते हैं", या थोड़ा औपचारिक "असुविधा के लिए खेद है"। ग्राहक को जवाब दे रहे हों, तो इससे बेहतर है कि बताएँ ग़लत क्या हुआ: "माफ़ कीजिए, आपका रिफ़ंड अटक गया था। हमने आज दोबारा भेज दिया है।" ऐसी साफ़ माफ़ी रटी हुई नहीं लगती।

ग्राहक को sorry message हिंदी में कैसे भेजें?

एक बार माफ़ी माँगें, बताएँ कि क्या हुआ, और उसी मैसेज में अगला क़दम और समय लिखें। जैसे: "राहुल जी, ग़लत साइज़ भेजने के लिए माफ़ी चाहते हैं। सही साइज़ आज डिस्पैच हो रहा है, और पुराने का पिकअप कल होगा।" WhatsApp या चैट पर इसे और छोटा रखें।

हमदर्दी वाला वाक्य (empathy statement) क्या होता है?

यह जवाब देने से पहले की एक-दो छोटी लाइनें हैं, जो दिखाती हैं कि आप समझते हैं कि ग्राहक के साथ क्या हुआ और उस पर क्या असर पड़ा। अच्छा वाक्य उसी स्थिति के बारे में होता है, और उसी मैसेज में उसके बाद कोई काम लिखा होता है।

नाराज़ ग्राहक से क्या नहीं कहना चाहिए?

"शांत हो जाइए", "सॉरी, अगर आपको ऐसा लगा", "जैसा मैंने पहले बताया था" और बिना वजह या विकल्प के "यह हमारी पॉलिसी है" से बचें। "मैं आपकी परेशानी समझ सकता हूँ" और "असुविधा के लिए खेद है" जैसी आम लाइनें भी अकेले लिखी जाएँ, तो रटी हुई लगती हैं।

क्या हर बार माफ़ी माँगनी चाहिए?

नहीं। माफ़ी एक बार माँगें, और तभी जब आपकी तरफ़ से सच में कुछ ग़लत हुआ हो। जो दिक़्क़त आपने नहीं की, जैसे कूरियर कंपनी की देरी, उसे माफ़ी माँगे बिना भी माना जा सकता है: "पार्सल कूरियर के हब पर अटका है, आज हमने उनसे बात की है।"

क्या चैटबॉट हमदर्दी दिखा सकता है?

AI एजेंट विज़िटर की बात को सीधे शब्दों में मान सकता है, आपकी चुनी टोन रख सकता है, और जल्दी जवाब या इंसान तक पहुँचा सकता है। उसे भावनाएँ होने का दिखावा नहीं करना चाहिए। शिकायत और नाज़ुक मामलों में बेहतर यही है कि चैट किसी इंसान को सौंप दी जाए।

आगे पढ़ें

अपनी वेबसाइट पर आज़माएँ

अपना पता डालें और देखें कि चैटबॉट आपके पेज कैसे सीखता है। न खाता, न कार्ड।

अपनी वेबसाइट से कस्टमर सर्विस एजेंट बनाएँ और वेबसाइट विज़िटर को ग्राहक बनाएँ। सेटअप और टेस्ट मुफ़्त हैं।

यह पेज दूसरी भाषाओं में