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Canned responses examples: कस्टमर सर्विस के हिंदी जवाब

रोज़ पूछे जाने वाले सवालों के तैयार जवाब, हालात के हिसाब से। जैसा है वैसा कॉपी करें, किसी एक ग्राहक के लिए बदलें, या अपना ड्राफ़्ट पेस्ट करके उसे सुधारें।

देखेंमेरा जवाब सुधारें

स्वागत और पहला जवाब

पहला जवाब ही आगे की रफ़्तार तय करता है। बताइए कि कौन जवाब दे रहा है, दिखाइए कि मैसेज पढ़ा गया है, और बताइए कि आगे क्या होगा।

लाइव चैट में पहला जवाबग्राहक चैट खोलकर पूछे: 'hello, koi hai? mujhe order ke baare mein puchna tha'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, मैं [आपका नाम], [बिज़नेस का नाम] से। [विषय] के बारे में आपका मैसेज पढ़ लिया है, अभी चेक कर रहे हैं। बस एक-दो मिनट दीजिए।
ईमेल: हम इस पर काम कर रहे हैंनया टिकट, जिसका जवाब देने से पहले कुछ जाँच ज़रूरी है
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, [विषय] के बारे में लिखने के लिए धन्यवाद। मेरा नाम [आपका नाम] है और यह मामला अब मेरे पास है। इसके लिए हमें [टीम] से [क्या जाँचना है] पता करना होगा। [दिन और समय] तक हम आपको जवाब या अपडेट भेज देंगे।

ऑर्डर स्टेटस और डिलीवरी

ज़्यादातर ऑनलाइन दुकानों में सबसे ज़्यादा यही पूछा जाता है। सीधे काम की बात से शुरू करें: ऑर्डर कहाँ है और कब पहुँचेगा।

ऑर्डर कहाँ है: रास्ते में हैग्राहक पूछे: 'bhaiya mera order kab aayega? 3 din ho gaye' और ट्रैकिंग चल रही है
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, आपका ऑर्डर [ऑर्डर नंबर] [तारीख़] को [कूरियर, जैसे Delhivery / Blue Dart] से निकल चुका है। ट्रैकिंग नंबर [ट्रैकिंग नंबर] है, यहाँ से देख सकते हैं: [ट्रैकिंग लिंक]। कूरियर के हिसाब से यह [तारीख़] तक आपके पास पहुँच जाएगा।
अभी डिस्पैच नहीं हुआऑर्डर अभी पैक हो रहा है
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, आपका ऑर्डर [ऑर्डर नंबर] पैक हो रहा है और [तारीख़] तक डिस्पैच हो जाएगा। निकलते ही ट्रैकिंग लिंक [SMS / ईमेल] पर आ जाएगा। अगर किसी ख़ास तारीख़ तक चाहिए, तो बताइए, हम देखते हैं क्या हो सकता है।

रिटर्न और रिफ़ंड

रिटर्न की समय-सीमा, तरीक़ा और रिफ़ंड का समय एक ही मैसेज में बता दें, ताकि ग्राहक को तीन बार न पूछना पड़े।

रिटर्न कैसे करेंग्राहक पूछे: 'return kaise karna hai?'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, [सामान] डिलीवरी के [संख्या] दिन के अंदर रिटर्न हो सकता है। यहाँ से रिटर्न शुरू करें: [रिटर्न लिंक]। कूरियर [संख्या] वर्किंग डे में आपके पते से पिकअप करेगा। सामान [हालत, जैसे टैग लगे और बिना इस्तेमाल किए] पैक रखें। हम तक पहुँचने के [संख्या] वर्किंग डे में रिफ़ंड हो जाएगा।
रिटर्न मिल गयालौटाया गया सामान आपके पास पहुँच गया
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, [ऑर्डर नंबर] का रिटर्न आज हमें मिल गया। जाँच हो गई है और [रक़म] रुपये का रिफ़ंड [UPI / कार्ड / COD ऑर्डर के लिए आपका दिया बैंक अकाउंट] में भेज दिया है। बैंक के हिसाब से यह [संख्या] वर्किंग डे में दिखेगा।

बिल और पेमेंट

पैसे के सवाल पर लोग घबरा जाते हैं। रक़म और तारीख़ साफ़ लिखें, बताएँ कि पैसा किस चीज़ का कटा, और मामला कब तक सुलझेगा।

पैसे दो बार कट गएग्राहक लिखे: 'ek order ke paise do baar kat gaye'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, हमें [तारीख़] को [रक़म] रुपये के दो पेमेंट दिख रहे हैं। दूसरा पेमेंट डुप्लिकेट था, उसका रिफ़ंड आज कर दिया है, रेफ़रेंस [रेफ़रेंस नंबर]। बैंक आम तौर पर [संख्या] वर्किंग डे में रिफ़ंड दिखा देते हैं। [तारीख़] को हम फिर जाँचेंगे कि सिर्फ़ एक पेमेंट बचा है।
पेमेंट फ़ेल हो गयाUPI या कार्ड पेमेंट पूरा नहीं हुआ, ग्राहक पूछे: 'paisa kat gaya par order nahi hua'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, [तारीख़] को [प्लान या ऑर्डर] का पेमेंट पूरा नहीं हुआ। बैंक ने वजह [वजह] बताई है। अगर आपके अकाउंट से पैसा कट गया है, तो बैंक उसे आम तौर पर [संख्या] वर्किंग डे में अपने आप लौटा देता है। दोबारा पेमेंट यहाँ से करें: [पेमेंट लिंक]। आपका [ऑर्डर / अकाउंट] [तारीख़] तक [चालू / होल्ड पर] रहेगा।

अकाउंट और लॉगिन

मदद भी करें और सावधान भी रहें। ग्राहक से कभी पासवर्ड, पूरा कार्ड नंबर, UPI PIN या OTP न माँगें।

पासवर्ड रीसेटग्राहक लिखे: 'password bhool gaya, login nahi ho raha'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, पासवर्ड यहाँ से रीसेट करें: [रीसेट लिंक]। यह लिंक [संख्या] मिनट तक चलेगा। ईमेल न आए तो स्पैम और प्रोमोशन फ़ोल्डर देखें, और जाँच लें कि ईमेल [अकाउंट वाला ईमेल] पर ही जा रहा है। हम आपसे कभी पासवर्ड या OTP नहीं माँगेंगे।
अकाउंट लॉक हो गयाकई बार ग़लत लॉगिन के बाद
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, कई बार ग़लत लॉगिन होने पर आपकी सुरक्षा के लिए अकाउंट लॉक हो गया है। यह [समय] बजे अपने आप खुल जाएगा, या अभी पासवर्ड रीसेट करके तुरंत लॉगिन कर सकते हैं: [रीसेट लिंक]।

प्रोडक्ट से जुड़े सवाल

पहले सवाल का जवाब दें, फिर वह एक बात जोड़ें जिससे ग्राहक का काम ठीक से हो जाए।

कोई काम कैसे करेंछोटे जवाब वाला 'kaise karein' सवाल
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, ऐसे करें: 1. [स्टेप] 2. [स्टेप] 3. [स्टेप] स्क्रीनशॉट के साथ छोटी गाइड यहाँ है: [लिंक]। आपकी स्क्रीन पर कुछ अलग दिखे, तो स्क्रीनशॉट भेजिए, हम सही जगह बता देंगे।
क्या यह मेरे वाले में चलेगा?ग्राहक पूछे: 'mere phone mein chalega?'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, हाँ, [प्रोडक्ट] [उनका फ़ोन, डिवाइस या सिस्टम] पर [वर्ज़न] से आगे चलता है। बस एक बात ध्यान रखें: [सीमा]। सेटअप गाइड यहाँ है: [लिंक]।

देरी और सर्विस बंद होना

बताएँ कि किस पर असर है, किस पर नहीं, आप क्या कर रहे हैं, और अगला अपडेट कब आएगा। चुप रहने से देरी और लंबी लगती है।

पता है कि सर्विस बंद हैकुछ बंद पड़ा है और आपको इसकी जानकारी है
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, आप सही हैं: [समय] बजे से कुछ ग्राहकों के लिए [फ़ीचर] काम नहीं कर रहा। हमारी टेक टीम इस पर लगी है। आपका डेटा [सुरक्षित है / इस पर कोई असर नहीं है]। अपडेट यहाँ मिलेंगे: [स्टेटस पेज], और ठीक होते ही हम आपको जवाब देंगे।
शिकायत आई, अभी पक्का नहींअभी पता कर रहे हैं कि दिक़्क़त सबको है या नहीं
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, बताने के लिए धन्यवाद। हम अभी देख रहे हैं कि यह दिक़्क़त बाक़ी लोगों को भी है या सिर्फ़ आपके अकाउंट में। [समय] के अंदर अपडेट देंगे। हो सके तो जो दिख रहा है उसका स्क्रीनशॉट भेज दीजिए।

शिकायत और नाराज़ ग्राहक

इन्हें सिर्फ़ शुरुआत मानें। पूरा मैसेज पढ़ें, फिर वह लाइन बदलें जो ग्राहक की बात का जवाब देती है।

शिकायत पर पहला जवाबग्राहक नाराज़ है और जाँच के लिए आपको समय चाहिए
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, बताने के लिए धन्यवाद। [एक लाइन में जो हुआ], और ऐसा नहीं होना चाहिए था। हम अभी [ख़ास बात] की जाँच कर रहे हैं और [समय] तक बताएँगे कि ग़लती कहाँ हुई और हम इसके लिए क्या करेंगे।
ग़लती हमारी थीग़लती आपकी तरफ़ से हुई
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, आप सही हैं: हमसे [क्या ग़लत हुआ]। माफ़ी चाहते हैं। हमने [क्या ठीक किया] कर दिया है, और [आगे और क्या करेंगे]। अगर इससे आपका [समय / पैसा] गया है, तो बताइए, हम देखेंगे कि क्या कर सकते हैं।

बातचीत ख़त्म करना और फ़ॉलो-अप

साफ़ अंत से ग्राहक को पता चलता है कि दिक़्क़त सुलझ गई, या नहीं सुलझी तो आगे ठीक-ठीक क्या होगा।

पक्का करना कि बात सुलझ गईजवाब दे दिया, अब कन्फ़र्म करना है
क्या इससे आपकी दिक़्क़त सुलझ गई, [ग्राहक का नाम] जी? अगर अब भी कुछ ठीक नहीं चल रहा, तो यहीं जवाब दीजिए, हम वहीं से फिर शुरू कर देंगे।
चैट बंद करनाबातचीत पूरी हो गई
हम यह चैट अब बंद कर रहे हैं। [विषय] के बारे में और कुछ चाहिए, तो नई चैट शुरू करें या चैट की ईमेल कॉपी का जवाब दें, आपकी बात हम तक पहुँच जाएगी। आपका [दिन / शाम] अच्छा रहे।

सेल्स और ख़रीदने से पहले के सवाल

ख़रीदने से पहले पूछने वाला सीधा जवाब और एक अगला क़दम चाहता है। जवाब दें, सलाह दें, और लिंक दें।

क़ीमत का सवालविज़िटर पूछे: 'price kya hai? GST alag se hai?'
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, [प्लान या प्रोडक्ट] [क़ीमत] रुपये [हर महीने / एक बार] का है, GST [शामिल / अलग से]। इसमें [दो-तीन सबसे ज़रूरी चीज़ें] मिलती हैं। ज़्यादातर [किस तरह के ग्राहक] [प्लान] से शुरू करते हैं, क्योंकि [वजह]। शुरू करने का लिंक भेजें, या पहले एक छोटी कॉल पर देख लें कि यह आपके काम का है?
डेमो बुक करनाविज़िटर पहले देखना चाहता है
नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, ज़रूर दिखाएँगे। अपनी सुविधा का समय यहाँ चुनें: [बुकिंग लिंक]। इसमें [कितना समय] लगेगा, और अगर पहले से [क्या तैयार रखें] भेज दें, तो हम आपके ही उदाहरण पर दिखाएँगे।

इसे अपनी वेबसाइट पर लगाएँ

अपनी साइट से सपोर्ट एजेंट बनाएँ

आपका अपना AI एजेंट आपकी वेबसाइट पर दिन-रात ऐसे सवालों के जवाब देता है, आपके अपने पेजों और दस्तावेज़ों से, और मुश्किल सवाल आपको भेज देता है। अपना पता डालें और उसे अपनी साइट सीखते देखें। कोई अकाउंट नहीं चाहिए।

कैन्ड रिस्पॉन्स क्या होता है

कैन्ड रिस्पॉन्स (canned response) वह जवाब है जो आप एक बार लिखते हैं और बार-बार आने वाले सवाल पर दोबारा इस्तेमाल करते हैं, जैसे "मेरा ऑर्डर कहाँ है?" या "पासवर्ड कैसे रीसेट करें?"। अच्छे कैन्ड रिस्पॉन्स में ग्राहक का नाम होता है, उसकी असली दिक़्क़त दोहराई जाती है, ज़रूरी जानकारी या लिंक होता है, और अंत में एक अगला क़दम। ऑर्डर नंबर और तारीख़ के लिए [स्लॉट] रखें, और हर ग्राहक के लिए कम से कम एक लाइन बदलें।

हर टीम इन्हें अलग नाम देती है: सेव्ड रिप्लाई, मैक्रो, स्निपेट, क्विक रिप्लाई, टेम्पलेट। काम सबका एक है: दिन में बीस बार एक ही जवाब टाइप करने से बचाना, और हर एजेंट के जवाब में बातें एक जैसी रखना। इस पेज के सारे जवाब हिंदी में हैं, तो customer service in hindi करने वाली टीमें इन्हें सीधे इस्तेमाल कर सकती हैं।

हालात चुनें"रिफ़ंड" या "पासवर्ड" जैसा कोई शब्द खोजें, या लिस्ट के ऊपर से कोई हालात चुनें।
कॉपी करें या अपने हिसाब से बदलेंजवाब जैसा है वैसा कॉपी करें, या "अपने हिसाब से बदलें" दबाकर ग्राहक का नाम, अपना बिज़नेस और जानकारी डालें। AI जो स्लॉट भर सकता है भर देता है, बाक़ी ब्रैकेट में छोड़ देता है।
हर स्लॉट भरेंभेजने से पहले हर [ब्रैकेट] वाले स्लॉट में असली जानकारी डालें। जिस जवाब में अब भी [ऑर्डर नंबर] लिखा हो, उससे ग्राहक समझ जाता है कि यह टेम्पलेट है।
अपना ड्राफ़्ट सुधारें"मेरा जवाब सुधारें" खोलें, अपना लिखा जवाब पेस्ट करें, और ऐसा जवाब पाएँ जो दिक़्क़त को एक बार साफ़ कहे, आपकी लिखी हर बात रखे और एक अगले क़दम पर ख़त्म हो।
काम के जवाब सेव करेंआख़िरी जवाब को अपने हेल्प डेस्क के सेव्ड रिप्लाई या WhatsApp Business के क्विक रिप्लाई में ऐसे नाम से रखें जिससे हालात पता चले, जैसे "रिफ़ंड / रिफ़ंड भेजा"।

ऐसे कैन्ड रिस्पॉन्स कैसे लिखें जो रटे-रटाए न लगें

ग्राहक तुरंत पहचान लेता है कि जवाब किसी को भी भेजा जा सकता था। इसका इलाज टेम्पलेट छोड़ना नहीं है। टेम्पलेट ऐसे लिखें कि असली काम उसका वह हिस्सा करे जो इसी ग्राहक के बारे में है।

शुरुआत ग्राहक की बात से करें, अपनी औपचारिक लाइन से नहीं। "आपका ऑर्डर 4821 सोमवार को निकल गया" पढ़कर लगता है कि उसी के लिए लिखा है। "हमसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद" से ऐसा नहीं लगता।
जहाँ भी कोई ख़ास जानकारी आनी है, वहाँ स्लॉट रखें: [ऑर्डर नंबर], [तारीख़], [ग्राहक ने पहले क्या आज़माया]। बिना स्लॉट का टेम्पलेट बस एक सर्कुलर है।
पहले जवाब, फिर समझाना। ग्राहक ने जो पूछा, वह पहली दो लाइनों में होना चाहिए।
माफ़ी ज़्यादा से ज़्यादा एक बार माँगें, और सिर्फ़ उस बात के लिए जो सच में ग़लत हुई।
अंत में एक अगला क़दम और समय लिखें: आप क्या करेंगे और कब, या ग्राहक को क्या करना है।
वैसे लिखें जैसे आपकी टीम बोलती है। अगर आपकी टीम में कोई "हुई असुविधा के लिए हमें खेद है" बोलकर नहीं कहेगा, तो उसे सेव न करें।
हर बार एक लाइन बदलें। ग्राहक का मैसेज दोबारा पढ़ें और वह लाइन ठीक करें जो उसकी बात का जवाब देती है।

रटा-रटाया लगता है	ग्राहक के लिए लिखा लगता है
आपसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। आपकी पूछताछ प्राप्त हो गई है, हम शीघ्र ही उत्तर देंगे।	नमस्ते नेहा जी, चार्जर न मिलने वाला आपका मैसेज मिल गया। गोदाम से पता कर रहे हैं, आज दोपहर 3 बजे तक बता देंगे।
हुई असुविधा के लिए हमें खेद है।	आपको जवाब के लिए चार दिन रुकना पड़ा, यह बहुत ज़्यादा है। जवाब यह रहा।
कृपया ध्यान दें कि रिफ़ंड में 5 से 10 कार्यदिवस लगते हैं।	हमने मंगलवार को आपका रिफ़ंड UPI में भेज दिया है। अगले बुधवार तक आपके बैंक में दिख जाना चाहिए।
क्या मैं आज आपकी और कोई सहायता कर सकता हूँ?	क्या इससे बात बनी? अगर बटन अब भी ग्रे है, तो स्क्रीनशॉट भेजिए, हम आपका अकाउंट देख लेंगे।

दोबारा इस्तेमाल होने वाले जवाब का ढाँचा

ज़्यादातर अच्छे कैन्ड रिस्पॉन्स चार हिस्सों में बँटे होते हैं। यह ढाँचा सेव कर लें, तो नए टेम्पलेट जल्दी लिखे जाते हैं और जाँचना भी आसान होता है।

किसी भी कैन्ड रिस्पॉन्स का ढाँचा

नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी,

[एक लाइन जिससे पता चले कि आपने मैसेज पढ़ा: ऑर्डर, एरर, तारीख़।]

[जवाब, या जो जानकारी माँगी थी, लिंक हो तो लिंक के साथ।]

[आगे क्या होगा: कौन करेगा, और कब तक।]

[आपका नाम]
[बिज़नेस का नाम]

लाइव चैट और WhatsApp में नीचे का नाम हटा दें और हर हिस्सा एक लाइन का रखें।

हिस्सा	क्यों ज़रूरी है	उदाहरण
ग्राहक की बात	दिखाता है कि किसी इंसान ने मैसेज पढ़ा	आपका ऑर्डर 7702, 3 अक्टूबर को डिस्पैच हुआ।
जवाब	ग्राहक इसी के लिए आया है	यह Delhivery के पास है और गुरुवार तक पहुँचेगा।
अगला क़दम	"कोई अपडेट?" वाला अगला मैसेज नहीं आता	शुक्रवार तक न मिले, तो जवाब दीजिए, हम नया पार्सल भेज देंगे।
आपका नाम	लोग किसी इंसान को ज़्यादा शांति से जवाब देते हैं	प्रिया, कला हैंडलूम

कैन्ड रिस्पॉन्स लाइब्रेरी को कैसे ऑर्गनाइज़ करें

जिस लाइब्रेरी में कुछ ढूँढे न मिले, उसे कोई नहीं खोलता, और एजेंट फिर से याद से टाइप करने लगते हैं। कुछ आदतें इसे काम का बनाए रखती हैं।

उन सवालों से शुरू करें जिनका जवाब आप रोज़ देते हैं। ज़्यादातर टीमों के लिए ये दस-पंद्रह जवाब होते हैं, सौ नहीं। नया जवाब तभी जोड़ें जब कोई सवाल बार-बार आए।
हर जवाब का नाम पहले हालात से, फिर मामले से रखें: "डिलीवरी / ट्रैकिंग अटकी", "पेमेंट / दो बार कटा"। एजेंट दिक़्क़त से खोजते हैं, किसी चतुर नाम से नहीं।
आपका टूल शॉर्टकट देता हो, तो /late या /refund-done जैसे छोटे शॉर्टकट बनाएँ और सबमें एक जैसा पैटर्न रखें।
हर फ़ोल्डर का एक ज़िम्मेदार रखें, जो पॉलिसी, क़ीमत या डिलीवरी का समय बदलने पर उसे अपडेट करे।
जवाब बदलें तो तारीख़ लिख दें। छह महीने से पुराने जवाब दोबारा देखें, और जिन्हें कोई इस्तेमाल नहीं करता उन्हें हटा दें।
हर भाषा का अलग जवाब रखें, जैसे हिंदी और अंग्रेज़ी, और हर एक को उसी भाषा में सोचकर लिखें, शब्द-दर-शब्द अनुवाद न करें।

फ़ोल्डर	इसमें कौन-से जवाब	कौन अपडेट रखे
स्वागत	पहला जवाब, ऑफ़िस बंद होने के बाद, सेल का भीड़ वाला दिन, ग़लत टीम	सपोर्ट लीड
ऑर्डर और डिलीवरी	रास्ते में, ट्रैकिंग अटकी, डिलीवर दिखा पर मिला नहीं, पता बदलना	ऑपरेशंस या डिस्पैच टीम
रिटर्न और रिफ़ंड	रिटर्न कैसे करें, रिफ़ंड भेजा, समय निकल गया	जिसके पास रिटर्न पॉलिसी की ज़िम्मेदारी है
बिल और पेमेंट	दो बार कटा, पेमेंट फ़ेल, GST इनवॉइस, कैंसल	अकाउंट्स या फ़ाइनेंस
प्रोडक्ट	कैसे करें, कम्पैटिबिलिटी, नए फ़ीचर की माँग, बग	प्रोडक्ट टीम या कोई सीनियर एजेंट
गड़बड़ी	सर्विस बंद, ठीक हुई, मेंटेनेंस	टेक टीम, सपोर्ट के साथ मिलकर

कब कैन्ड रिस्पॉन्स न भेजें

टेम्पलेट आसान जवाबों को तेज़ बनाते हैं। कुछ बातचीत में ये बात बिगाड़ देते हैं, क्योंकि ग्राहक को पहले से लग रहा है कि कोई उसकी नहीं सुन रहा, और रटा-रटाया जवाब यह बात पक्की कर देता है।

ग्राहक ने लंबा, नाराज़ मैसेज लिखा है। उसकी बात का जवाब अपने शब्दों में दें, फिर जानकारी के लिए टेम्पलेट इस्तेमाल करें।
उसे यही टेम्पलेट पहले मिल चुका है और उससे काम नहीं बना। दोबारा भेजने का मतलब है कि किसी ने उसका जवाब पढ़ा ही नहीं।
बात निजी है: किसी की मौत, बीमारी, सुरक्षा का डर, क़ानूनी नोटिस की धमकी। शुरू से लिखें, और क़ानूनी या सुरक्षा वाले मामले सही व्यक्ति को सौंपें।
जवाब उसके अकाउंट पर टिका है और आपने अभी अकाउंट देखा नहीं। पहले देखें।
टेम्पलेट वाली पॉलिसी बदल चुकी है। अगला भेजने से पहले टेम्पलेट ठीक करें।

मुश्किल मामलों में पूरे टेम्पलेट की जगह हमदर्दी वाली एक लाइन से शुरू करें, और जानकारी ख़ुद जोड़ें। हमदर्दी वाले वाक्यों (empathy statements) की लाइब्रेरी में इन सब हालात के लिए शुरुआती लाइनें हैं।

चैनल के हिसाब से कैन्ड रिस्पॉन्स

चैनल	लंबाई	शुरुआत और अंत	किस बात का ध्यान रखें
लाइव चैट	हर मैसेज में एक से तीन छोटी लाइनें	सिर्फ़ नाम, नीचे कोई साइन-ऑफ़ नहीं	एक लंबे पैराग्राफ़ की जगह जवाब टुकड़ों में भेजें
ईमेल	तीन से छह लाइनें	नमस्ते और आपका नाम	जवाब पहले पैराग्राफ़ में दें, औपचारिक बातों के बाद नहीं
Instagram और Facebook DM	300 कैरेक्टर से कम	सिर्फ़ नाम, साइन-ऑफ़ नहीं	कभी पासवर्ड, कार्ड नंबर, UPI PIN या OTP न माँगें
पब्लिक कमेंट और रिव्यू	एक या दो लाइनें	उनका नाम, आपका नाम	सबके सामने ऑर्डर या निजी जानकारी नहीं; बात DM या ईमेल पर ले जाएँ
SMS और WhatsApp	एक या दो लाइनें	शुरुआत में बिज़नेस का नाम	मैसेज ऑटोमैटिक हो, तो लिखें कि किसी इंसान से बात कैसे करें

बिज़नेस के हिसाब से पहले कौन-से जवाब सेव करें

बिज़नेस	पहले ये सेव करें
ऑनलाइन स्टोर और D2C ब्रांड	ऑर्डर कहाँ है, ट्रैकिंग अटकी, COD, रिटर्न कैसे करें, रिफ़ंड भेजा, ग़लत सामान, GST इनवॉइस
सॉफ़्टवेयर और ऐप	पासवर्ड रीसेट, OTP वाला नंबर बदलना, कैसे करें, बग रिपोर्ट, प्लान बदलना, कैंसल
रेस्टोरेंट, कैफ़े और मिठाई की दुकान	खुलने का समय, टेबल बुकिंग, एलर्जी वाले सवाल स्टाफ़ को भेजना, डिलीवरी एरिया, बड़े ऑर्डर और पार्टी बुकिंग
होटल और ट्रैवल	बुकिंग में बदलाव, चेक-इन का समय, कैंसलेशन की शर्तें, पेमेंट के सवाल, ख़ास माँगें
क्लिनिक, सैलून और जिम	अपॉइंटमेंट बुक करना या बदलना, देर हो रही है, साथ क्या लाएँ, क़ीमत [क़ीमत] स्लॉट में
कोचिंग और कोर्स	नया बैच कब शुरू होगा, फ़ीस क़िस्तों में, लॉगिन की दिक़्क़त, सर्टिफ़िकेट, शुरू होने से पहले रिफ़ंड
एजेंसी और सर्विस	कोटेशन फ़ॉलो-अप, प्रोजेक्ट स्टेटस, इनवॉइस की कॉपी, काम में बदलाव, कॉल बुक करना

सेहत, एलर्जी या क़ानूनी शर्तों वाले सवालों का जवाब हमेशा ज़िम्मेदार व्यक्ति से जँचवाएँ, सिर्फ़ टेम्पलेट के भरोसे न भेजें।

आम ग़लतियाँ

स्लॉट छूट जाना: "नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी" से ग्राहक तुरंत समझ जाता है कि उसे टेम्पलेट मिला है। भेजने से पहले एक बार पढ़ें।
ग़लत नाम। जाँचें कि जवाब में वही नाम है जो मैसेज में है, ख़ासकर किसी दूसरे टिकट से कॉपी करने के बाद।
पुरानी पॉलिसी। आपने रिटर्न 14 दिन का कर दिया और टेम्पलेट अब भी "30 दिन" कहता है, तो एक नई शिकायत तैयार है।
जिसके पास इंतज़ार के सिवा कोई चारा नहीं था, उसे "आपके धैर्य के लिए धन्यवाद" लिखना। इसकी जगह बताएँ कि हुआ क्या, और धन्यवाद उस बात के लिए दें जो उसने सच में की।
वह जानकारी दोबारा माँगना जो ग्राहक दे चुका है। पहले पूरी बातचीत पढ़ें।
माफ़ी पर माफ़ी। असली ग़लती के लिए एक बार "माफ़ कीजिए" काफ़ी है; तीन बार लिखने से वह मशीनी लगता है।
किसी और सवाल का जवाब देना। एक्सचेंज पूछने वाले को रिफ़ंड का टेम्पलेट भेजा, तो बातचीत दो चक्कर और लगाएगी।

AI एजेंट आपकी वेबसाइट पर यही सवाल कैसे सँभालता है

कैन्ड रिस्पॉन्स के लिए भी किसी इंसान को मैसेज पढ़ना, जवाब चुनना और स्लॉट भरना पड़ता है। AI कस्टमर सर्विस एजेंट यह काम उन सवालों के लिए करता है जिनका जवाब आपकी वेबसाइट पर पहले से है। यह आपके पेज, दस्तावेज़ और FAQ पढ़ता है, आपके चुने टोन में जवाब देता है, और जानकारी टेम्पलेट से नहीं, आपके अपने कंटेंट से भरता है। यह क़ीमत या पॉलिसी अपनी तरफ़ से नहीं बनाता, और रिफ़ंड या शिकायत जैसे आपके चुने विषयों पर चैट किसी इंसान को सौंप देता है।

दो बातें साफ़ कर दें। LuckPanda का एजेंट आपकी वेबसाइट पर चलता है, WhatsApp या Instagram पर नहीं; वहाँ ऊपर वाले कैन्ड रिस्पॉन्स ही काम आएँगे। और जब ग्राहक किसी इंसान से बात करना चाहे, तो एजेंट चैट आपकी टीम को सौंप देता है। ग्राहक सबसे ज़्यादा तब भड़कते हैं जब बॉट किसी इंसान तक पहुँचने ही नहीं देता।

कपड़ों की एक दुकान की वेबसाइट पर रिटर्न का सवाल, रात 11:40 बजे

hi, last week jo kurta liya tha wo return ho sakta hai? size chhota hai

हाँ, हो सकता है। बिना पहने कपड़े डिलीवरी के 7 दिन के अंदर लौटाए जा सकते हैं, और आप अभी इसी समय में हैं। रिटर्न पेज से रिटर्न शुरू करें, कूरियर आपके पते से पिकअप कर लेगा। क्या आप इसके बदले बड़ा साइज़ लेना चाहेंगे?

नॉलेज में खोजा: कपड़ों का रिटर्न

पेज से: रिटर्न और एक्सचेंज

nahi, mujhe refund chahiye. aur tag toh maine nikal diya

हमारे रिटर्न पेज पर यह नहीं लिखा कि टैग निकालने के बाद रिटर्न होगा या नहीं, इसलिए यह सवाल मैंने टीम को भेज दिया है। टीम सुबह 10 बजे आएगी और यहीं और ईमेल पर जवाब देगी।

इंसान को सौंपा: रिफ़ंड

ये जवाब एजेंट को देने दें

ऑर्डर और डिलीवरी के वे सवाल जो आपके पेज पर लिखे हैं
रिटर्न की समय-सीमा और रिटर्न कैसे शुरू करें
आपकी साइट पर लिखा खुलने का समय, क़ीमतें और प्लान
हेल्प पेज वाले "कैसे करें" सवाल

ये अपनी टीम के लिए रखें, कैन्ड रिस्पॉन्स के साथ

रिफ़ंड के फ़ैसले और ख़ास छूट
शिकायतें और नाराज़ ग्राहक
जिसमें किसी एक अकाउंट को देखना पड़े
निजी या नाज़ुक मामले

बार-बार वाले सवालों का जवाब रात 2 बजे भी

अपनी वेबसाइट के पेजों से कस्टमर सपोर्ट के लिए AI एजेंट बनाइए। यह वही बताता है जो आपने पब्लिश किया है, और बाक़ी आपकी टीम को सौंप देता है।

AI कस्टमर सर्विस एजेंट देखें

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

कैन्ड रिस्पॉन्स का एक उदाहरण क्या है?

"मेरा ऑर्डर कहाँ है?" का जवाब: "नमस्ते [ग्राहक का नाम] जी, आपका ऑर्डर [ऑर्डर नंबर] [तारीख़] को [कूरियर] से निकल चुका है। यहाँ से ट्रैक करें: [ट्रैकिंग लिंक]। यह [तारीख़] तक पहुँच जाएगा।" हर ग्राहक के लिए स्लॉट भरे जाते हैं, इसलिए ढाँचा वही रहता है पर जानकारी उसी ग्राहक की होती है।

क्या ये जवाब हिंदी में कस्टमर सर्विस के लिए सीधे इस्तेमाल हो सकते हैं?

हाँ। इस पेज के सारे जवाब हिंदी में हैं और भारत की दुकानों के हिसाब से लिखे गए हैं: COD, UPI रिफ़ंड, GST इनवॉइस, कूरियर और पिनकोड। स्लॉट में अपनी जानकारी भरें और ग्राहक के हिसाब से एक लाइन बदलें। "अपने हिसाब से बदलें" और "मेरा जवाब सुधारें" से भी इस पेज पर जवाब हिंदी में लिखा जाता है। वह AI का लिखा होता है, इसलिए भेजने से पहले पढ़ लें।

क्या कैन्ड रिस्पॉन्स से कस्टमर सर्विस ख़राब होती है?

नहीं, अगर वे अच्छे से लिखे हों और सही सवालों पर इस्तेमाल हों। इनसे जवाब तेज़ और एक जैसे रहते हैं। नुक़सान तब होता है जब नाराज़ ग्राहक को बिना बदले भेज दिए जाएँ, कोई स्लॉट ख़ाली रह जाए, या ग्राहक ने कुछ और पूछा हो और जवाब किसी और बात का जाए।

कैन्ड रिस्पॉन्स, सेव्ड रिप्लाई और मैक्रो में क्या फ़र्क़ है?

कैन्ड रिस्पॉन्स और सेव्ड रिप्लाई एक ही चीज़ हैं: सेव किया हुआ टेक्स्ट जो आप मैसेज में डालते हैं। WhatsApp Business में इन्हें क्विक रिप्लाई कहते हैं। कई हेल्प डेस्क में मैक्रो टेक्स्ट डालने के साथ टिकट पर काम भी करता है, जैसे स्टेटस बदलना, टैग लगाना या किसी टीम को सौंपना।

सपोर्ट टीम के पास कितने कैन्ड रिस्पॉन्स होने चाहिए?

उन सवालों से शुरू करें जिनका जवाब आप रोज़ देते हैं, अक्सर दस से पंद्रह। नया जवाब तभी जोड़ें जब कोई सवाल बार-बार आए, और जो जवाब महीनों से किसी ने इस्तेमाल नहीं किया, उसे हटा दें। अपडेट रखी गई छोटी लाइब्रेरी, पुरानी पड़ चुकी लंबी लाइब्रेरी से ज़्यादा काम की है।

क्या AI चैटबॉट कैन्ड रिस्पॉन्स की जगह ले सकता है?

जिन सवालों का जवाब आपकी वेबसाइट और दस्तावेज़ों में है, उनके लिए AI एजेंट किसी भी समय सीधे जवाब दे सकता है, जानकारी आपके अपने कंटेंट से भरकर। LuckPanda का एजेंट आपकी वेबसाइट पर चलता है, WhatsApp पर नहीं। जो बातचीत किसी इंसान को सँभालनी चाहिए, जैसे रिफ़ंड, शिकायत और फ़ैसले वाले मामले, उनके लिए आपकी टीम को कैन्ड रिस्पॉन्स अब भी चाहिए।

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अपनी वेबसाइट पर आज़माएँ

अपना पता डालें और देखें कि चैटबॉट आपके पेज कैसे सीखता है। न खाता, न कार्ड।

अपनी वेबसाइट से कस्टमर सर्विस एजेंट बनाएँ और वेबसाइट विज़िटर को ग्राहक बनाएँ। सेटअप और टेस्ट मुफ़्त हैं।

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