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Entschuldigungsschreiben verfassen

Sagen Sie, an wen Sie schreiben, was passiert ist und was Sie dagegen tun. Sie erhalten zwei Fassungen, eine förmliche und eine persönlichere, als E-Mail, Brief oder kurze Nachricht.

An wen geht sie?

Versprochen wird nur, was Sie hier eintragen. Bleibt das Feld leer, erhalten Sie einen Platzhalter.

ErgebnisBeispiel
Version 1
Betreff: Ihre Bestellung 30418 und unsere Entschuldigung Sehr geehrte Frau Lehmann, Ihre Bestellung 30418 kam vier Tage zu spät bei Ihnen an, und das war unser Fehler. Wir haben sie an eine alte gespeicherte Adresse geschickt statt an die, die Sie beim Bestellen angegeben hatten. Sie haben auf ein Paket gewartet, das längst bei Ihnen hätte sein sollen, und mussten wegen unseres Fehlers umplanen. Das tut mir leid. Wir haben drei Dinge getan: Ihre Adresse ist in unserem System aktualisiert, die Versandkosten haben wir Ihnen erstattet, und vor jedem Versand prüfen wir jetzt, ob die Lieferadresse zur Bestellung passt. Wenn an dieser Bestellung sonst etwas nicht stimmt, antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Mit freundlichen Grüßen Tom Becker Hellwig Wohnen
Version 2
Betreff: Entschuldigung zu Bestellung 30418 Guten Tag Frau Lehmann, Ihre Bestellung 30418 kam vier Tage zu spät, weil wir sie an eine alte Adresse geschickt haben. Das geht auf unsere Kappe, und die Wartezeit tut mir leid. Ihre Adresse ist jetzt aktualisiert, die Versandkosten sind erstattet, und eine neue Prüfung sorgt dafür, dass das nicht wieder passiert. Wenn sonst etwas nicht passt, antworten Sie einfach hier. Viele Grüße Tom Becker, Hellwig Wohnen

Von KI geschrieben. Bitte lesen Sie es vor dem Senden.

So schreiben Sie ein Entschuldigungsschreiben

Ein gutes Entschuldigungsschreiben sagt klar, was passiert ist, und übernimmt die Verantwortung dafür. Es sagt, was das für den Empfänger bedeutet hat, entschuldigt sich einmal und nennt, was Sie tun, um es in Ordnung zu bringen und künftig zu verhindern. Halten Sie es kurz und konkret. Lassen Sie Ausreden, Schuldzuweisungen und „falls Sie sich gekränkt fühlen“ weg, und versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können, etwa eine Erstattung oder einen Termin, den niemand zugesagt hat.

  1. Empfänger wählenEin Kunde, ein Geschäftskunde, Ihre Vorgesetzte, eine Lehrkraft oder Schule, oder jemand, der Ihnen nahesteht.
  2. Sagen, was passiert istDie Fakten in ein, zwei Sätzen: was schiefging, wann und um welche Bestellung oder welches Projekt es geht.
  3. Ergänzen, was Sie dagegen tunEine Erstattung, eine Lösung, ein neuer Ablauf. Bleibt das Feld leer, erhält das Schreiben einen Platzhalter [was Sie tun werden], nichts wird erfunden.
  4. Format wählen und eine Fassung kopierenE-Mail, förmlicher Brief oder kurze Nachricht. Füllen Sie die [Platzhalter] aus und lesen Sie den Text einmal.

Entschuldigungsschreiben an Kunden

Nennen Sie die Bestellung, stehen Sie zum Fehler, sagen Sie, was Sie schon getan haben.

Falscher Artikel geliefert
Betreff: Ihre Bestellung [Bestellnummer]: unser Fehler

Sehr geehrte/r [Name des Kunden],

wir haben Ihnen zur Bestellung [Bestellnummer] den falschen Artikel geschickt. Das war unser Fehler, und es tut mir leid, dass Sie ein Paket öffnen mussten, das nicht Ihrer Bestellung entsprach.

Der richtige Artikel hat unser Lager heute verlassen, und für den falschen liegt ein kostenloser Retourenschein bei. Außerdem prüfen wir diesen Artikel ab sofort beim Verpacken ein zweites Mal.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Name des Unternehmens]
Kurze Chat- oder SMS-Nachricht
Guten Tag [Name des Kunden], Ihre Bestellung [Bestellnummer] verspätet sich wegen eines Fehlers bei uns, das tut mir leid. Sie geht heute raus, die Sendungsnummer erhalten Sie per E-Mail. Danke für Ihre Geduld.

Entschuldigungsschreiben an Geschäftskunden

Bei Geschäftskunden gehören die Folgen für deren Arbeit und ein konkreter Plan dazu.

Verpasste Frist
Betreff: Lieferung [Projektname]

Sehr geehrte/r [Name des Kunden],

wir haben die Frist am [Datum] für [Leistung] nicht eingehalten. Ich weiß, dass Ihr Team damit geplant hatte, und das tut mir leid.

Sie erhalten die Arbeit am [neues Datum]. Ab sofort schicke ich Ihnen jeden [Wochentag] einen kurzen Zwischenstand, damit Sie Risiken früh erfahren.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Entschuldigung beim Arbeitgeber für Verspätung oder Fehlen

Kurz und sachlich: was passiert ist und wie Sie die Arbeit nachholen.

Verspätung
Betreff: Entschuldigung für meine Verspätung am [Datum]

Liebe/r [Name der Führungskraft],

ich bin am [Datum] [Dauer] zu spät gekommen und habe Ihnen vorher nicht Bescheid gegeben. Es tut mir leid, dass dadurch [Besprechung oder Aufgabe] gestört wurde. Ich habe [was Sie geändert haben] und melde mich künftig vor Arbeitsbeginn, falls ich mich verspäte.

Viele Grüße
[Ihr Name]
Unentschuldigtes Fehlen
Betreff: Entschuldigung für mein Fehlen am [Datum]

Liebe/r [Name der Führungskraft],

ich habe am [Datum] gefehlt, ohne Sie zu informieren, weil [kurzer Grund]. Es tut mir leid, dass das Team dadurch mehr Arbeit hatte. [Aufgabe] habe ich inzwischen nachgeholt, und ich melde mich künftig immer vor Arbeitsbeginn, wenn ich nicht kommen kann.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Bei Krankheit gelten die Meldepflichten Ihres Arbeitsvertrags; dieser Text ersetzt keine Krankmeldung.

Entschuldigung für die Schule

Eltern schreiben sie, wenn ihr Kind gefehlt hat; Schülerinnen und Schüler nach einem Vorfall.

Von Eltern, für einen Fehltag
Sehr geehrte/r [Name der Lehrkraft],

bitte entschuldigen Sie das Fehlen unseres Kindes [Name des Kindes], Klasse [Klasse], am [Datum]. Grund: [Grund]. Es tut uns leid, dass wir Sie nicht vorher informiert haben. [Name des Kindes] holt den versäumten Stoff bis [Datum] nach.

Mit freundlichen Grüßen
[Name der Eltern]
Von Schülern, für ihr Verhalten
Sehr geehrte/r [Name der Lehrkraft],

es tut mir leid, dass ich am [Datum] im Unterricht [was Sie getan haben]. Das hat den Unterricht gestört und war Ihnen gegenüber respektlos. Es kommt nicht wieder vor.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], Klasse [Klasse]

Häufige Fehler

  • Sich für Gefühle statt für Handlungen entschuldigen: „Es tut mir leid, dass Sie das so sehen“ ist keine Entschuldigung.
  • Lange Ausreden oder mehrere Entschuldigungen. Ein kurzer Grund, wenn er hilft, und eine aufrichtige Entschuldigung.
  • Eine Erstattung, einen Rabatt oder einen Termin versprechen, den Sie nicht zugesagt haben.
  • Kein nächster Schritt. Sagen Sie, was Sie getan haben oder was jetzt passiert.

Für Unternehmen: Weniger Entschuldigungen beginnen mit schnelleren Antworten

Viele Entschuldigungen an Kunden folgen auf eine Frage, die niemand rechtzeitig beantwortet hat: Wo ist meine Bestellung, kann ich sie ändern, wie schicke ich sie zurück?

Ein Support-Agent von LuckPanda beantwortet solche Fragen auf Ihrer Website zu jeder Uhrzeit, aus Ihren eigenen Seiten und Dokumenten. Themen, die Sie festlegen, etwa Beschwerden oder Erstattungen, gehen immer an einen Menschen, und Ihr Team übernimmt den Chat mit dem ganzen Gespräch vor Augen.

Eine Beschwerde, an das Team übergeben

Sie haben mir die falsche Farbe geschickt, und ich brauche es für Samstag.
Das tut mir leid, ärgerlich, wenn ein Termin ansteht. Falsche Artikel bearbeitet jemand aus unserem Team persönlich. Ich habe Ihren Chat weitergegeben; nennen Sie mir bitte Ihre Bestellnummer, dann kann das Team sofort loslegen.
An das Team übergeben

Beantworten Sie Kundenfragen, bevor eine Entschuldigung nötig wird

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Häufige Fragen

Wie schreibe ich ein Entschuldigungsschreiben?

Sagen Sie, was passiert ist, und übernehmen Sie die Verantwortung. Sagen Sie, was es für den Empfänger bedeutet hat, entschuldigen Sie sich einmal, nennen Sie, was Sie zur Lösung und Vorbeugung tun, und schließen Sie höflich. Bleiben Sie unter einer Seite.

Wie entschuldige ich mich beim Chef für eine Verspätung?

Nennen Sie Datum und Dauer der Verspätung, entschuldigen Sie sich für die Störung, sagen Sie, was Sie geändert haben, und sagen Sie zu, sich künftig vor Arbeitsbeginn zu melden. Ein paar Zeilen genügen.

Wie schreibe ich ein Entschuldigungsschreiben an einen Kunden?

Nennen Sie die Bestellung, geben Sie den Fehler ohne Ausreden zu, sagen Sie, was Sie schon getan haben, etwa den richtigen Artikel versandt, und nennen Sie einen Weg, Sie zu erreichen. Bieten Sie keine Entschädigung an, über die noch nicht entschieden ist.

Wie schreibe ich eine Entschuldigung für die Schule?

Sprechen Sie die Lehrkraft mit Namen an, nennen Sie Namen und Klasse des Kindes, das Datum und den Grund, entschuldigen Sie sich einmal und sagen Sie, bis wann der Stoff nachgeholt wird. Prüfen Sie die Regeln Ihrer Schule, etwa ob ein ärztliches Attest nötig ist.

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