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Zahlungserinnerung schreiben

Tragen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg ein. Sie erhalten vier Erinnerungen, vom Hinweis vor der Fälligkeit bis zur letzten Mahnung, geschrieben für WhatsApp, SMS oder E-Mail.

Kanal

Nur Ziffern. Der Betrag wird in der gewählten Währung so geschrieben, wie es in diesem Land üblich ist.

Ergänzen Sie Ihren Zahlungslink, falls Sie einen haben; sonst erhalten die Erinnerungen einen [Zahlungslink]-Platzhalter.

Nur was Sie hier eintragen, kann in der letzten Mahnung als Folge erscheinen.

ErgebnisBeispiel
Vor der Fälligkeit
Hallo Frau Becker, eine kurze Erinnerung vom Grafikbüro Krüger. Die Rechnung RE-2026-1043 über 1.450,00 € ist am 25. Oktober 2026 fällig. Sie können per Überweisung, PayPal oder Karte zahlen: [Zahlungslink] Vielen Dank!
Am Fälligkeitstag
Hallo Frau Becker, die Rechnung RE-2026-1043 über 1.450,00 € ist heute, am 25. Oktober 2026, fällig. Zahlung per Überweisung, PayPal oder Karte: [Zahlungslink] Falls Sie schon bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Danke, Grafikbüro Krüger
Überfällig
Hallo Frau Becker, die Rechnung RE-2026-1043 über 1.450,00 € war am 25. Oktober 2026 fällig und ist noch offen. Bitte zahlen Sie per Überweisung, PayPal oder Karte: [Zahlungslink] Gibt es ein Problem mit der Rechnung, antworten Sie einfach hier, wir helfen gern. Grafikbüro Krüger
Letzte Mahnung
Hallo Frau Becker, dies ist eine letzte Mahnung: Die Rechnung RE-2026-1043 über 1.450,00 € ist seit dem 25. Oktober 2026 überfällig. Bitte zahlen Sie bis zum [Zahlungsfrist] per Überweisung, PayPal oder Karte: [Zahlungslink] Wie vereinbart beginnt Ihr nächstes Projekt, sobald diese Rechnung bezahlt ist. Melden Sie sich gern, wenn Sie sprechen möchten. Grafikbüro Krüger

Von KI geschrieben. Bitte lesen Sie es vor dem Senden.

So schreiben Sie eine Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung sagt dem Kunden in einer kurzen Nachricht, welche Rechnung fällig ist, über welchen Betrag, bis wann und wie er zahlen kann. Beginnen Sie freundlich vor der Fälligkeit und werden Sie erst bestimmter, wenn die Rechnung überfällig ist. Nennen Sie immer die Rechnungsnummer und einen Zahlungslink oder Zahlungsweg. Drohen Sie nie, und nennen Sie Folgen wie Verzugszinsen nur, wenn Ihre Bedingungen oder das Gesetz sie vorsehen.

  1. Kanal wählenWhatsApp für kurze, persönliche Erinnerungen, SMS für eine Zeile mit Link, E-Mail, wenn Sie einen Betreff und einen Nachweis brauchen.
  2. Rechnungsdaten eintragenRechnungsnummer, Betrag, Währung, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg. Was leer bleibt, wird zum [Platzhalter].
  3. Ihre Bedingungen ergänzen (optional)Eine Folge, die Sie mit dem Kunden bereits vereinbart haben. Ohne Bedingungen bittet die letzte Mahnung nur um Zahlung oder einen Anruf.
  4. Die vier Erinnerungen kopierenVor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag, überfällig und letzte Mahnung. Planen Sie sie in Ihrem eigenen WhatsApp-, SMS- oder E-Mail-Programm ein.

Die vier Erinnerungen und wann Sie sie senden

ErinnerungWannTonWas sie ergänzt
Vor der FälligkeitEin paar Tage vorherFreundlichBetrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungsweg
Am FälligkeitstagAm Morgen des FälligkeitstagsHöflich„Heute fällig“ und den Zahlungslink
ÜberfälligEtwa eine Woche danachHöflich, aber klarDass die Zahlung aussteht, und Hilfe, falls es ein Problem gibt
Letzte MahnungZwei bis vier Wochen danachBestimmt und respektvollEine Zahlungsfrist, und eine Folge nur, wenn Ihre Bedingungen sie nennen

Diese Abstände sind ein üblicher Ausgangspunkt, keine Regel. Nutzen Sie, was zu Ihren Kunden und Bedingungen passt.

Beispiele für Zahlungserinnerungen

Kopieren Sie eine und ersetzen Sie die [Platzhalter] durch Ihre Angaben.

WhatsApp, vor der Fälligkeit
Hallo [Vorname], eine kurze Erinnerung von [Name des Unternehmens]: Die Rechnung [Rechnungsnummer] über 1.450,00 Euro ist am [Fälligkeitsdatum] fällig. Sie können hier bezahlen: [Zahlungslink]. Vielen Dank!
SMS, überfällig
[Name des Unternehmens]: Die Rechnung [Rechnungsnummer] über 1.450,00 Euro war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist noch offen. Zahlung hier: [Zahlungslink]. Gibt es ein Problem, antworten Sie einfach.
E-Mail, letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Name des Kunden],

die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] ist seit dem [Fälligkeitsdatum] überfällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Zahlungsfrist] über [Zahlungslink] oder auf das in der Rechnung genannte Konto.

Gibt es ein Problem mit der Rechnung oder möchten Sie eine Ratenzahlung vereinbaren, antworten Sie bitte vorher oder rufen Sie uns an: [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Name des Unternehmens]

Höflich bis bestimmt, nie drohend

Tun Sie das

  • In den ersten zwei Erinnerungen von einem beschäftigten Kunden ausgehen, nicht von einem schlechten.
  • Das Bezahlen einfach machen: ein Link oder ein Zahlungsweg.
  • Einen Weg anbieten, ein Problem mit der Rechnung anzusprechen.

Lassen Sie das

  • Mit Anwalt, Schufa oder öffentlicher Bloßstellung drohen.
  • Gebühren oder Zinsen erfinden, die weder Ihre Bedingungen noch das Gesetz vorsehen.
  • Nachts oder mehrmals am Tag schreiben.

Zahlungsverzug in Deutschland: was das BGB sagt

Für Rechnungen unter deutschem Recht regelt das BGB, wann ein Kunde in Verzug kommt und was Sie dann verlangen können:

FrageWas das Gesetz sagt
Wann tritt Verzug ein?Zahlt der Schuldner auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht, kommt er durch die Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Spätestens tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein; bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB).
Wie hoch sind die Verzugszinsen?5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Ist kein Verbraucher beteiligt, 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).
Gibt es eine Pauschale?Ist der Schuldner kein Verbraucher, kann der Gläubiger eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).

Gelesen am 14. Oktober 2026. Eine kurze Zusammenfassung, keine Rechtsberatung: Die Regeln haben Bedingungen und Ausnahmen, die hier nicht stehen. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.

Beantworten Sie „Wie kann ich zahlen?“ auf Ihrer Website

Eine Erinnerung bringt oft Fragen zurück: welche Zahlungswege Sie annehmen, wo die Rechnung zu finden ist, mit wem man über einen Betrag spricht.

Ein Support-Agent von LuckPanda beantwortet diese Fragen auf Ihrer Website aus Ihren eigenen Seiten und Dokumenten, etwa einer Seite zu Zahlungen oder einer FAQ. Fragen, die er nicht beantworten kann, etwa ein strittiger Betrag, übergibt er an einen Menschen in Ihrem Team.

Ein Kunde kommt über eine Zahlungserinnerung

Kann ich statt per Karte auch per Überweisung zahlen?
Ja. Laut unserer Seite zu Zahlungen können Sie per Karte, PayPal oder Überweisung zahlen. Die Bankverbindung steht auf Ihrer Rechnung. Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.
Der Betrag scheint aber nicht zu stimmen.
Danke für den Hinweis. Rechnungsbeträge prüft jemand aus unserem Team. Ich habe Ihren Chat weitergegeben; Sie erhalten die Antwort hier.
An das Team übergeben

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Häufige Fragen

Wie schreibe ich eine höfliche Zahlungserinnerung?

Nennen Sie Rechnung, Betrag und Fälligkeitsdatum, geben Sie einen Zahlungsweg an und bedanken Sie sich. Halten Sie sie kurz, gehen Sie davon aus, dass die Zahlung vergessen wurde, und bieten Sie Hilfe an, falls es ein Problem gibt.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Im Alltag ist die Zahlungserinnerung der freundliche erste Hinweis, die Mahnung die deutlichere Aufforderung danach. Rechtlich kann auch eine freundlich formulierte Erinnerung nach Fälligkeit eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB sein, wenn sie klar zur Zahlung auffordert.

Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung senden?

Ein üblicher Ablauf: ein paar Tage vor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag, etwa eine Woche danach und einige Wochen später eine letzte Mahnung. Passen Sie ihn an Ihre Bedingungen an.

Kann ich Zahlungserinnerungen per WhatsApp senden?

Ja, viele Unternehmen tun das über ihr eigenes WhatsApp-Business-Konto. Dieses Tool schreibt die Nachrichten; senden müssen Sie sie aus Ihrer eigenen App.

Darf ich Mahngebühren oder Verzugszinsen verlangen?

Verzugszinsen sieht das BGB vor, sobald der Kunde in Verzug ist; gegenüber Unternehmen auch eine Pauschale. Andere Gebühren nur, wenn sie vereinbart sind. Das ist keine Rechtsberatung.

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