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Abwesenheitsnotiz-Generator mit Vorlagen

Schreiben Sie eine Abwesenheitsnotiz für E-Mails, eine Antwort für den Website-Chat außerhalb der Servicezeiten, einen Hinweis zu Betriebsferien oder eine Abwesenheitsnachricht für WhatsApp und Instagram. Art wählen, Rückkehr eintragen, drei Fassungen kopieren.

ErgebnisBeispiel

Version 1

Betreff: Abwesend bis Montag, 9. März Guten Tag, vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin nicht im Büro und ab Montag, 9. März, wieder für Sie da. Dann antworte ich Ihnen. In dringenden Fällen hilft Ihnen Lena Kraus unter lena.kraus@nordwind.example. Ihre Bestellung können Sie jederzeit unter nordwind.example/sendung verfolgen. Viele Grüße Jonas Weber, Nordwind Bürobedarf

Version 2

Betreff: Ab Montag, 9. März, wieder erreichbar Vielen Dank für Ihre Nachricht. Bis Montag, 9. März, bin ich nicht im Büro und lese keine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Lena Kraus unter lena.kraus@nordwind.example. Die Sendungsverfolgung finden Sie unter nordwind.example/sendung. Mit freundlichen Grüßen Jonas Weber

Version 3

Betreff: Abwesend bis 9. März Danke, Ihre E-Mail ist angekommen. Ab Montag, 9. März, bin ich zurück. Dringend? Bitte an lena.kraus@nordwind.example. Sendungsverfolgung: nordwind.example/sendung.

Von KI geschrieben. Bitte lesen Sie es vor dem Senden.

Was in eine Abwesenheitsnotiz gehört

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Antwort. Sie bestätigt, dass die Nachricht angekommen ist, sagt, wann Sie antworten, und nennt einen Kontakt für Dringendes. Drei oder vier kurze Sätze genügen: das Datum Ihrer Rückkehr, ein Ansprechpartner für dringende Fälle und wo man bis dahin Antworten findet. Den Grund Ihrer Abwesenheit lassen Sie weg, und versprechen Sie keine Antwortzeit, die Sie nicht halten können.

Art wählenAbwesenheitsnotiz für E-Mails, „Außerhalb der Servicezeiten“ für Website-Chat oder Telefon, „Betriebsferien und Feiertage“ für Schließtage, „Abwesenheitsnachricht“ für WhatsApp, Instagram oder Facebook.
Sagen, wann Sie antwortenTragen Sie ein Datum oder eine Uhrzeit ein, z. B. „Montag, 9. März“ oder „morgen ab 9 Uhr“. Bleibt das Feld leer, erhält die Antwort einen Platzhalter [zurück am], den Sie ausfüllen.
Dringenden Kontakt und Selbsthilfe ergänzenEine Kollegin, eine Support-Adresse oder eine Hilfeseite. Es kommt nur hinein, was Sie eintragen; nichts wird erfunden.
Ton wählen und eine Fassung kopierenSie erhalten drei Fassungen. Füllen Sie die [Platzhalter] aus, lesen Sie den Text einmal und fügen Sie ihn in Ihr E-Mail-Programm, Ihren Chat oder WhatsApp Business ein.

Was jede automatische Antwort braucht

Egal auf welchem Kanal: Eine gute automatische Antwort erledigt dieselben vier Aufgaben. Alles darüber hinaus stört meist nur.

Sie bestätigt, dass die Nachricht angekommen ist, damit niemand sie doppelt schickt.
Sie sagt, wann ein Mensch antwortet: ein Datum, eine Uhrzeit oder „am nächsten Werktag“.
Sie nennt einen Weg für dringende Fälle, falls es einen gibt.
Sie verweist auf Selbsthilfe für häufige Fragen: Sendungsverfolgung, eine Hilfeseite, Online-Terminbuchung.

Art	Wo sie erscheint	Länge	Muss enthalten
Abwesenheitsnotiz	Automatische E-Mail-Antwort einer Person oder eines Teams	Drei bis fünf Sätze, mit Betreffzeile	Rückkehrdatum, Kontakt für Dringendes
Außerhalb der Servicezeiten	Website-Chat, Kontaktformular, Telefonansage	Zwei bis vier Sätze	Servicezeiten, wann Sie antworten
Betriebsferien und Feiertage	E-Mail und Chat während einer geplanten Schließung	Drei bis fünf Sätze	Schließtage, Datum der Wiederöffnung, Hinweise zu Bestellungen und Versand
Abwesenheitsnachricht	WhatsApp Business, Instagram, Facebook	Unter 60 Wörtern	Wann Sie antworten, höchstens ein Link

Abwesenheitsnotiz: Vorlagen für E-Mails

Kopieren Sie eine Vorlage und ersetzen Sie die [Platzhalter] durch Ihre Angaben.

Standard-Abwesenheitsnotiz (Urlaub)

Betreff: Abwesend bis einschließlich [letzter Abwesenheitstag]

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis einschließlich [letzter Abwesenheitstag] nicht im Büro und ab [Rückkehrdatum] wieder für Sie da. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [E-Mail der Vertretung].

Kurz und sachlich

Betreff: Abwesend bis [Rückkehrdatum]

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Bis [Rückkehrdatum] habe ich nur eingeschränkt Zugriff auf meine E-Mails. Ich antworte Ihnen nach meiner Rückkehr.

Team oder Sammelpostfach

Betreff: Ihre Nachricht ist bei uns eingegangen

Vielen Dank für Ihre Nachricht an [Name des Teams]. Unser Team ist bis [Rückkehrdatum] nicht im Haus. Danach beantworten wir alle Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs. Den Stand Ihrer Bestellung sehen Sie jederzeit unter [Link zur Sendungsverfolgung]. In dringenden Fällen schreiben Sie bitte an [E-Mail für Dringendes] mit „DRINGEND“ im Betreff.

Dienstreise oder Messe

Betreff: Auf Dienstreise bis [Rückkehrdatum]

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis [Rückkehrdatum] auf Dienstreise und lese meine Nachrichten nur einmal am Tag. Ist Ihr Anliegen eilig, hilft Ihnen [Name der Vertretung] ([E-Mail der Vertretung]) gern weiter.

Längere Abwesenheit

Betreff: Abwesend bis [Rückkehrdatum]

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis [Rückkehrdatum] nicht im Unternehmen und lese bis dahin keine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an [Name der Vertretung] unter [E-Mail der Vertretung], die meine Aufgaben in dieser Zeit übernimmt.

Den Grund, etwa Krankheit oder Elternzeit, müssen Sie nicht nennen.

Vorlagen für Antworten außerhalb der Servicezeiten

Diese Nachricht sieht ein Kunde, der Sie außerhalb der Servicezeiten erreicht: im Website-Chat, über das Kontaktformular oder am Telefon.

Website-Chat außerhalb der Servicezeiten

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Team ist gerade nicht erreichbar und ab [Uhrzeit] am [nächster Werktag] wieder für Sie da. Hinterlassen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Frage, dann melden wir uns als Erstes bei Ihnen.

Bestätigung für das Kontaktformular

Ihre Nachricht ist bei uns eingegangen. Unsere Servicezeiten sind [Tage und Uhrzeiten], und wir antworten innerhalb eines Werktags. Wenn Sie [häufiges Anliegen] erledigen möchten, geht das schon jetzt unter [Link zur Selbsthilfe].

Telefonansage außerhalb der Servicezeiten

Sie sind mit [Name des Unternehmens] verbunden. Wir sind gerade nicht erreichbar. Unsere Servicezeiten sind [Tage und Uhrzeiten]. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, dann rufen wir Sie am nächsten Werktag zurück. Bei [dringender Fall] erreichen Sie uns unter [Notfallnummer].

Vorlagen für Betriebsferien und Feiertage

Diese automatische Antwort gilt für eine geplante Schließung, etwa Betriebsferien zwischen den Jahren oder einen Brückentag. Kunden wollen vor allem drei Dinge wissen: wann Sie schließen, wann Sie wieder öffnen und was mit ihren Bestellungen passiert.

E-Mail zu Betriebsferien

Betreff: Betriebsferien vom [erster Schließtag] bis [letzter Schließtag]

Vielen Dank für Ihre E-Mail. [Name des Unternehmens] ist vom [erster Schließtag] bis einschließlich [letzter Schließtag] in Betriebsferien. Ab [Datum der Wiederöffnung] sind wir wieder für Sie da und beantworten dann jede Nachricht. Bestellungen, die in dieser Zeit eingehen, versenden wir ab [Versanddatum].

Hinweis für den Website-Chat

Wegen [Anlass, z. B. Betriebsferien] sind wir bis [Datum der Wiederöffnung] geschlossen. Bestellen können Sie trotzdem, und Antworten finden Sie in unserem Hilfebereich unter [Link zur Hilfe]. Hinterlassen Sie eine Nachricht, dann antworten wir nach unserer Rückkehr.

Feiertag oder Brückentag

Betreff: Heute wegen [Feiertag] geschlossen

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Büro ist heute, am [Datum], wegen [Feiertag] geschlossen. Ab [nächster Werktag] sind wir wieder für Sie da und antworten Ihnen dann.

Abwesenheitsnachrichten für WhatsApp, Instagram und Facebook

Messenger fühlen sich wie ein Gespräch an. Abwesenheitsnachrichten sind dort kürzer und persönlicher als per E-Mail: ohne Betreff und unter 60 Wörtern.

Abwesenheitsnachricht für WhatsApp Business

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind gerade nicht erreichbar und antworten Ihnen bis [Uhrzeit] am [Tag]. Termine können Sie direkt unter [Link zur Terminbuchung] buchen.

Abwesenheitsnachricht für Instagram oder Facebook

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir beantworten Nachrichten [Tage] zwischen [Uhrzeit Beginn] und [Uhrzeit Ende] Uhr und melden uns dann bei Ihnen.

Abwesend, mit Notfallkontakt

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind bis morgen [Uhrzeit] Uhr nicht erreichbar. Wenn mit Ihrer [Bestellung oder Buchung] für heute etwas nicht stimmt, rufen Sie bitte [Notfallnummer] an.

Welche Art für welchen Kanal

E-Mail

Abwesenheitsnotiz für eine Person oder ein Team.
Betriebsferien und Feiertage für geplante Schließungen.
Immer mit klarer Betreffzeile.
Ein Kontakt für Dringendes, keine Liste.

Website-Chat

„Außerhalb der Servicezeiten“, wenn niemand online ist.
Nach einer E-Mail-Adresse fragen, damit Sie später antworten können.
Auf Antworten verlinken, die sofort weiterhelfen.
Ein KI-Agent kann die Frage auch gleich selbst beantworten.

WhatsApp, Instagram, Facebook

Abwesenheitsnachricht unter 60 Wörtern.
Sagen, wann Sie antworten: in Stunden oder an welchem Tag.
Höchstens ein Link.
Einrichten in den Business-Funktionen der jeweiligen App.

Häufige Fehler

Kein Rückkehrdatum. „Ich bin nicht im Büro“ allein lässt offen, wann eine Antwort kommt.
Ein Versprechen, das Sie nicht halten können, etwa „Wir antworten innerhalb einer Stunde“ am Wochenende.
Zu viel Privates. Wo Sie sind und warum, gehört nicht hinein.
Mehrere Kontakte für Dringendes. Nennen Sie eine Person oder Adresse, sonst schreiben die Leute alle an.
Vergessen, die Notiz abzuschalten. Legen Sie ein Enddatum fest, wenn Ihr E-Mail-Programm oder Ihre App das erlaubt.
Witze in einer geschäftlichen Antwort. Bei einem verärgerten Kunden kommen sie selten gut an.

Außerhalb der Servicezeiten kann ein KI-Agent antworten, statt nur „geschlossen“ zu melden

Eine automatische Antwort sagt nur: bitte warten. Viele Fragen am Abend brauchen aber gar keinen Menschen: Öffnungszeiten, Preise auf Ihren Seiten, Lieferung, Rücksendung, Terminbuchung.

Ein Support-Agent von LuckPanda beantwortet diese Fragen auf Ihrer Website zu jeder Uhrzeit, aus Ihren eigenen Seiten und Dokumenten. Sie legen Ihre Servicezeiten fest; außerhalb davon antwortet der Agent trotzdem. Braucht eine Frage einen Menschen, sagt er, dass sich jemand aus dem Team meldet, sobald es wieder da ist, fragt nach einer E-Mail-Adresse, und das Gespräch wartet am Morgen auf Ihr Team.

Ein Website-Chat um 23:40 Uhr, außerhalb der Servicezeiten

Liefern Sie auch samstags?

Ja. Die Samstagszustellung ist für Bestellungen möglich, die bis Freitag 14 Uhr eingehen, so steht es auf unserer Seite zur Lieferung. Möchten Sie den Link zum Bestellen?

Meine letzte Bestellung kam allerdings beschädigt an.

Das tut mir leid. Beschädigte Lieferungen bearbeitet jemand aus unserem Team persönlich. Wir sind morgen ab 9 Uhr wieder da. Wenn Sie mir Ihre E-Mail-Adresse und die Bestellnummer hinterlassen, meldet sich das Team gleich am Morgen bei Ihnen.

An das Team übergeben: Ein Mensch antwortet, sobald das Team wieder da ist

Beantworten Sie Kundenfragen auch nach Feierabend, statt nur um Geduld zu bitten

Erstellen Sie einen Support-Agenten aus Ihrer Website und testen Sie ihn kostenlos, bevor er live geht.

Zum KI-Kundenservice-Agenten

Häufige Fragen

Was schreibe ich in eine Abwesenheitsnotiz?

Dass die Nachricht angekommen ist, ab wann Sie wieder da sind und an wen man sich in dringenden Fällen wendet. Ergänzen Sie einen Link zur Selbsthilfe, wenn er häufige Fragen beantwortet. Drei oder vier kurze Sätze genügen.

Wie formuliere ich eine professionelle Abwesenheitsnotiz?

Mit einer klaren Betreffzeile wie „Abwesend bis einschließlich [Datum]“, kurz, mit einer namentlich genannten Vertretung für Dringendes und ohne private Gründe für Ihre Abwesenheit.

Was ist eine Nachricht außerhalb der Servicezeiten?

Die automatische Antwort, die ein Kunde erhält, wenn er ein Unternehmen außerhalb der Öffnungs- oder Servicezeiten kontaktiert, im Website-Chat, über ein Kontaktformular oder am Telefon. Sie nennt die Servicezeiten und sagt, wann jemand antwortet.

Wie lang sollte eine Abwesenheitsnachricht bei WhatsApp Business sein?

Kurz: ein bis drei Sätze, unter 60 Wörtern. Sagen Sie, wann Sie antworten, und fügen Sie höchstens einen Link ein, unter dem man buchen oder Antworten finden kann.

Kann eine automatische Antwort Kundenfragen beantworten?

Eine feste Abwesenheitsnotiz nicht; sie sagt jedem dasselbe. Ein KI-Agent auf Ihrer Website kann Fragen aus Ihren eigenen Seiten zu jeder Uhrzeit beantworten und den Rest für Ihr Team aufheben.

Testen Sie es auf Ihrer Website

Geben Sie Ihre Adresse ein und sehen Sie zu, wie der Chatbot Ihre Seiten lernt. Ohne Konto und ohne Karte.

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