कोटेशन (दरपत्रक) फॉरमॅट

शेवटची पडताळणी: ऑक्टोबर २०२६ · इतर भाषांमध्ये: English · हिन्दी · தமிழ்

कोटेशन (दरपत्रक) म्हणजे काय

खरेदीदाराच्या चौकशीला (enquiry) किंवा कोटेशनच्या विनंतीला (RFQ) उत्तर म्हणून विक्रेता जो दर देतो, ते कोटेशन. तुम्ही काय पुरवणार, कोणत्या दराने, कोणत्या करासह, कोणत्या अटींवर आणि हा दर किती दिवस टिकेल, हे ते सांगते. खरेदीदाराने ते स्वीकारल्यावर, सहसा त्याचा उल्लेख करून खरेदी आदेश (PO) पाठवल्यावर, कोटेशनमधील दर आणि अटी करार बनतात.

Quotation meaning in Marathi: दोन अर्थ

इंग्रजी quotation शब्दाचे दोन अर्थ आहेत. पुस्तक, लेख किंवा भाषणातून घेतलेले वाक्य म्हणजे अवतरण (quotation marks म्हणजे अवतरण चिन्हे). व्यवसायात दर सांगणारा दस्तऐवज म्हणजे दरपत्रक. दुकानांत आणि कार्यालयांत मात्र बहुतेक वेळा "कोटेशन" किंवा थोडक्यात "कोट" असेच म्हणतात. सरकारी खरेदीत मोहोरबंद (सील केलेल्या) दरपत्रकाला निविदा (टेंडर) म्हणतात.

भारतीय व्यवहारात कोटेशन हा शब्द अनेक प्रकारच्या दस्तऐवजांसाठी वापरला जातो:

कोटेशन हा कर दस्तऐवज नाही. त्यावर GST देयता नसते, ते GSTR-1 मध्ये जात नाही आणि हिशोबात विक्री म्हणून नोंदले जात नाही. तरीही ते जपून ठेवा: काय ठरले होते याचा तोच पुरावा असतो.

हा कोटेशन फॉरमॅट कसा भरावा

1. तुमचा व्यवसायनमुन्याऐवजी तुमच्या व्यवसायाचे नाव, पत्ता आणि GSTIN लिहा.
2. खरेदीदार जोडा, नोंदणीकृत असल्यास GSTIN सह. त्याचे पहिले दोन अंक GST, CGST + SGST म्हणून दिसेल की IGST म्हणून हे ठरवतात.
3. वस्तूप्रत्येक वस्तूसाठी एक ओळ: तपशिलात HSN किंवा SAC कोड, नग, युनिट आणि दर. तुम्ही टाइप करताच कर आणि एकूण बदलतात.
4. GST दरप्रत्येक ओळीसाठी GST दर निवडा (GST 2.0 नंतर बहुतेक वस्तूंसाठी 5%, 18% किंवा 40%; करमुक्त वस्तूंसाठी 0%).
5. अटीवैधता, पेमेंट, डिलिव्हरी, वाहतूक आणि वॉरंटी terms बॉक्समध्ये लिहा, आणि खरेदीदाराच्या चौकशीचा संदर्भ द्या.
6. जतन करा आणि पाठवाड्राफ्ट मोफत जतन करा. क्रमांक देण्यासाठी, पाठवण्यासाठी आणि ऑर्डर आल्यावर इनव्हॉइसमध्ये रूपांतर करण्यासाठी साइन इन करा; जारी करणे आणि पाठवण्यासाठी Sales मॉड्यूल लागते.

GST सह कोटेशन फॉरमॅट: काय कुठे

1. Quotation (कोटेशन) हा शब्द, म्हणजे कोणी याला इनव्हॉइस समजणार नाही.
2. कोटेशन क्रमांक त्याच्या स्वतःच्या मालिकेतून (QT/…), इनव्हॉइस मालिकेतून नाही.
3. वैधतेची तारीख: त्यानंतर दर बदलता येतात.
4. खरेदीदाराच्या चौकशीचा किंवा RFQ क्रमांकाचा संदर्भ.
5. तुमचे नाव, पत्ता आणि GSTIN.
6. खरेदीदार, नोंदणीकृत असल्यास GSTIN सह (CGST + SGST की IGST हे तेच ठरवते).
7. प्रत्येक ओळीवर HSN किंवा SAC, इनव्हॉइसवर येणारेच कोड.
8. GST दाखवलेला, आकारलेला नाही: राज्यांतर्गत CGST + SGST, आंतरराज्य IGST.
9. अटी: वैधता, पेमेंट, डिलिव्हरी, वाहतूक, वॉरंटी.
10. अधिकृत व्यक्तीची स्वाक्षरी.

उदाहरण: GST सह कोटेशन

पुण्याचे Sahyadri Steel Fabricators ठाण्याच्या Konkan Logistics ला 40 हेवी-ड्यूटी रॅक प्रत्येकी ₹6,250 दराने आणि ₹8,000 वाहतूक खर्चासह कोटेशन देतात. मालासोबत आकारलेला वाहतूक खर्च संयुक्त पुरवठ्याचा (composite supply) भाग असतो, म्हणून त्यालाही रॅकचाच 18% दर लागतो. दोन्ही GSTIN 27 (महाराष्ट्र) ने सुरू होतात, म्हणून GST, CGST आणि SGST मध्ये विभागला जातो.

हेच रॅक अहमदाबादच्या खरेदीदाराला (GSTIN 24, गुजरात) दिले, तर करपात्र मूल्य आणि एकूण रक्कम बदलत नाही; फक्त कराचा भाग CGST आणि SGST ऐवजी 18% IGST होतो:

दोन्हीत करपात्र मूल्य ₹2,58,000.00, GST ₹46,440.00 आणि एकूण ₹3,04,440.00. पहिल्या कोटेशनमध्ये GST प्रत्येकी ₹23,220.00 असा CGST आणि SGST मध्ये विभागला जातो.

कोटेशनवर GST

• कोटेशनवर GST भरावा लागत नाही. GST पुरवठ्याच्या वेळी देय होतो: मालासाठी, इनव्हॉइस दिल्यावर किंवा माल पाठवल्यावर; सेवांसाठी, इनव्हॉइस दिल्यावर किंवा पैसे मिळाल्यावर.
• तरीही GST दाखवा. व्यावसायिक खरेदीदार ITC घेतो म्हणून GST पूर्वीचा दर तुलना करतो; ग्राहकाला GST सह किंमत हवी असते.
• "इनव्हॉइसच्या तारखेला लागू दराने GST" असे लिहा. कोटेशन आणि पुरवठा यांच्यामध्ये दर बदलला, तर इनव्हॉइस पुरवठ्याच्या वेळी लागू असलेला दरच वापरते. 22 सप्टेंबर 2025 पासून अनेक वस्तू 5% आणि 18% स्लॅबमध्ये गेल्या; त्याआधी दिलेली आणि नंतर इनव्हॉइस झालेली कोटेशन नव्या दराने इनव्हॉइस झाली.
• इनव्हॉइसवर जो HSN किंवा SAC येणार, तोच वापरा. खरेदीदाराला दर आणि पुढचे इनव्हॉइस तपासता येते.
• कोटेशनवर आगाऊ रक्कम: मालासाठी कर नाही; सेवांसाठी आगाऊ रक्कम ही पुरवठ्याची घटना आहे, म्हणून पावती व्हाउचर (receipt voucher) देऊन त्यावर GST भरावा लागतो.
• कंपोझिशन डीलर GST शिवाय कोटेशन देतात आणि "Composition taxable person, not eligible to collect tax on supplies" असे लिहितात.

कोटेशनवर लिहायच्या अटी व शर्ती

कोटेशनवरून होणारे बहुतेक वाद न लिहिलेल्या गोष्टींवरून होतात. भारतीय खरेदीदार या अटी अपेक्षित धरतात:

वरच्या एडिटरमध्ये या अटी terms बॉक्समध्ये लिहा; तुम्ही टाइप केल्याप्रमाणेच त्या एकूण रकमेखाली छापल्या जातात. Ex-works, FOR destination हे शब्द महाराष्ट्रातील व्यवहारातही इंग्रजीतच लिहिले जातात.

कोटेशन पत्र आणि ई-मेल नमुना

कोटेशनसोबत सहसा छोटे पत्र किंवा ई-मेल पाठवला जातो. दर ई-मेलमध्ये न लिहिता कोटेशनमध्येच ठेवा, म्हणजे एकच आवृत्ती राहते. खरेदीदार इंग्रजीत लिहीत असेल तर उत्तरही इंग्रजीत देण्याची पद्धत आहे; मराठीत असे लिहिता येईल:

सुधारित कोटेशनसाठी तोच क्रमांक ठेवून सुधारणा जोडा ("QT/2026-27/031 Rev 1") आणि काय बदलले ते लिहा, म्हणजे खरेदीदाराचा आवृत्त्यांमध्ये गोंधळ होणार नाही.

कोटेशन कायदेशीररीत्या बंधनकारक असते का?

भारतीय करार कायदा, 1872 (Indian Contract Act) नुसार कोटेशन हा प्रस्ताव (proposal) आहे. खरेदीदाराने तो त्याच अटींवर स्वीकारला तरच तो तुम्हाला बंधनकारक होतो. तोपर्यंत तुम्ही तो मागे घेऊ शकता (कलम 5), आणि वैधता कालावधी संपल्यावर तो रद्द होतो (कलम 6). दर, नग किंवा अटी बदलणारा खरेदी आदेश हा स्वीकृती नसून प्रति-प्रस्ताव (counter-offer) असतो: समोरचा पक्ष नंतर ज्या अटी स्वीकारतो (बहुतेक वेळा माल पाठवून किंवा पैसे देऊन), त्या अटींवर करार होतो.

• वैधतेची तारीख लिहा, म्हणजे महिन्यांनंतर जुन्या दराने कोटेशन "स्वीकारले" जाणार नाही.
• कोटेशन फक्त अंदाजे असेल तर तसे लिहा: "Budgetary quotation, not an offer".
• स्वीकारण्यापूर्वी किंवा माल पाठवण्यापूर्वी खरेदी आदेश तुमच्या कोटेशनशी जुळवून पाहा.
• निविदांमध्ये सहसा खरेदीदाराच्या अटी लागू होतात, आणि बोली मागे घेतल्यास बयाणा रक्कम (EMD) जप्त होऊ शकते.

कोटेशनपासून इनव्हॉइसपर्यंत

Invoice आणि proforma invoice चा मराठी अर्थ

Invoice चा मराठी अर्थ बीजक: पुरवलेल्या माल किंवा सेवेसाठी पैसे मागणारा दस्तऐवज; GST मध्ये त्याला कर बीजक (tax invoice) म्हणतात. बोलण्यात "बिल" किंवा "इनव्हॉइस". Proforma invoice म्हणजे ऑर्डर पक्की झाल्यावर, पुरवठ्यापूर्वी दिलेले आगाऊ बीजक: आगाऊ रक्कम मागण्यासाठी, आयात किंवा बँकेच्या प्रक्रियेसाठी वापरतात. ते कर बीजक नाही आणि त्यावर GST भरावा लागत नाही; व्यवहारात त्याला "प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस" असेच म्हणतात.

LuckPanda मध्ये स्वीकारलेले कोटेशन आपल्या ओळी जपून ठेवते, त्यामुळे कर इनव्हॉइस त्याच वस्तू, HSN कोड आणि दरांनी सुरू होते.

Excel, Word की ऑनलाइन कोटेशन फॉरमॅट

Excel आणि Word फाइल्स चालतात, पण फाइलमधून बनवलेले प्रत्येक कोटेशन ही एक प्रत असते, जिचा क्रमांक, बेरीज आणि जतन तुम्हाला हाताने करावे लागते.

खरेदीदाराने स्वतःचा Excel नमुना मागितला (निविदांमध्ये नेहमीचे), तर तो भरा आणि हे कोटेशन दर-परिशिष्ट (priced annexure) म्हणून जोडा.

कोटेशन, एस्टिमेट, प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस आणि कर इनव्हॉइस यातील फरक

टाळायच्या चुका

• वैधतेची तारीख नसणे, त्यामुळे तुमचा खर्च वाढल्यानंतर जुना दर स्वीकारला जातो.
• दराशिवाय "GST extra". दर आणि रक्कम लिहा; खरेदीदार त्यावरच बजेट करतो.
• चुकीचा कर प्रकार: स्वतःच्या राज्यातील खरेदीदाराला IGST, किंवा दुसऱ्या राज्यात CGST आणि SGST. हे GSTIN ठरवतात.
• अस्पष्ट तपशील जसे "रॅक" किंवा "वेबसाइट": आकार, मेक, मॉडेल, कामाची व्याप्ती आणि वगळलेल्या गोष्टी लिहा.
• वाहतूक आणि इन्स्टॉलेशन अस्पष्ट ठेवणे: "ex-works" आणि "FOR destination" यांच्या एकूण रकमेत मोठा फरक पडतो.
• कोटेशनसाठी इनव्हॉइसची क्रमांक मालिका वापरणे, त्यामुळे इनव्हॉइस मालिकेत खंड पडतात.
• न तपासता खरेदी आदेश स्वीकारणे: तो प्रति-प्रस्ताव असू शकतो.
• ऑर्डरनंतर इनव्हॉइस पुन्हा टाइप करणे: स्वीकारलेल्या ओळी कॉपी करा, म्हणजे इनव्हॉइस कोटेशनशी जुळते.

महत्त्वाच्या संज्ञा

कोटेशन (दरपत्रक)

ठराविक कालावधीसाठी वैध असलेला, विक्रेत्याचा दर आणि अटींचा लेखी प्रस्ताव.

RFQ (कोटेशनची विनंती)

ठराविक वस्तू आणि नगांसाठी कोटेशन देण्याची खरेदीदाराने पुरवठादारांकडे केलेली विनंती.

खरेदी आदेश (पर्चेस ऑर्डर, PO)

कोटेशन स्वीकारणारा खरेदीदाराचा आदेश; त्यावर कोटेशनचा क्रमांक असावा.

Ex-works

विक्रेत्याच्या जागेवरचा दर; वाहतुकीची व्यवस्था आणि खर्च खरेदीदाराचा.

FOR destination

खरेदीदाराच्या साइटपर्यंत डिलिव्हरीसह दर.

L1

निविदांमध्ये सर्वात कमी वैध बोली.

वैधता (Validity)

कोटेशनमधील दर आणि अटी टिकून राहण्याचा कालावधी.

नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न