Facture proforma

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À quoi sert une facture proforma

« Pro forma » signifie « pour la forme » : le document a l’apparence d’une facture, mais il est établi avant la vente, quand rien n’est encore livré ni dû. Aucune loi ne l’impose ; on l’utilise parce qu’un client, une banque ou une administration a besoin d’un chiffrage aussi précis qu’une facture pour décider.

• Obtenir un acompte avant de lancer une fabrication, une commande fournisseur ou une réservation.
• Faire valider une dépense : beaucoup d’entreprises et d’organismes publics exigent un document chiffré pour émettre un bon de commande ou engager une dépense.
• Monter un financement : prêt bancaire, crédit-bail, demande de subvention ou de prise en charge, où le financeur veut le détail exact de ce qui sera acheté.
• Préparer une exportation : ouverture d’un crédit documentaire, demande de licence d’importation par l’acheteur, calcul des droits à l’arrivée.
• Accompagner un envoi sans vente : échantillons gratuits, marchandise envoyée en réparation ou pour une exposition, où il faut déclarer une valeur en douane alors qu’il n’y a pas de facture commerciale.

Comment remplir cette facture proforma

1. Indiquez le vendeur et le clientDénomination, adresse, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire des deux parties, comme sur une facture.
2. Détaillez les lignesUne ligne par article ou prestation, avec quantité et prix unitaire HT, plus la livraison ou le montage s’ils sont facturés.
3. Réglez la TVATaux applicable par ligne (20 %, 10 %, 5,5 %), ou 0 % avec la mention d’exonération à l’export ou de franchise.
4. Écrivez les conditionsDurée de validité, acompte demandé, échéance du solde, délai de livraison et la mention « Ce document ne constitue pas une facture ».
5. Connectez-vous pour l’envoyerLa proforma est conservée dans votre entreprise, numérotée dans sa série et, une fois acceptée, se change en facture d’acompte puis en facture sans ressaisie. Le téléchargement du PDF est gratuit, avec un petit pied de page LuckPanda ; l’envoi et le PDF sans la marque LuckPanda nécessitent le module Ventes.

Valeur juridique : ce que la proforma n’est pas

En droit civil, un contrat se forme par la rencontre d’une offre et d’une acceptation. Une proforma précise (objet, prix, conditions) est une offre : si le client la signe ou la confirme par écrit, il est engagé comme avec un devis signé. Si vous ne voulez pas être lié, indiquez une durée de validité courte et la mention « sous réserve de disponibilité ».

Exemple : proforma de mobilier pour un hôtel

Les Ateliers Verdier, fabricant de mobilier à Cholet, chiffrent pour l’Hôtel Les Tilleuls, à Annecy, 24 chaises et 6 tables pour sa salle de restaurant. L’hôtel a besoin d’un document chiffré pour son prêt d’équipement ; l’atelier demande 30 % d’acompte avant de lancer la fabrication.

1. « Facture proforma » en titre, pour que personne ne la comptabilise comme une facture.
2. Numéro dans une série propre (PF-…), distincte de la séquence des factures.
3. Durée de validité : au-delà, l’offre tombe et le prix peut changer.
4. Vendeur identifié comme sur une facture : SIREN et numéro de TVA.
5. Client : la banque ou le service achats y retrouvera le nom exact de l’acheteur.
6. Conditions de paiement : acompte, solde, moyen de paiement.
7. Désignation précise, quantités et prix unitaires HT : ce sont eux qui passeront sur la facture.
8. TVA indicative au taux applicable : la proforma ne rend pas la TVA exigible.
9. Mention « Ce document ne constitue pas une facture », recommandée.
10. Acceptation du client : signée, la proforma vaut commande au prix indiqué.

L’hôtel verse 30 % : la facture d’acompte

À la commande, l’hôtel verse 30 % du total. Les Ateliers Verdier émettent une facture d’acompte, numérotée dans la séquence des factures, qui rappelle la proforma :

Mentions d’une facture proforma

Aucun texte ne fixe le contenu d’une proforma. Comme elle doit permettre d’établir ensuite la facture sans surprise, reprenez les mentions d’une facture et ajoutez ce qui la distingue :

TVA : ce qui se passe quand le client paie

La proforma elle-même n’a aucun effet fiscal. C’est le paiement qui en a un :

• Prestations de services : la TVA est exigible à l’encaissement, donc sur l’acompte au moment où vous le recevez (sauf option pour la TVA d’après les débits).
• Livraisons de biens : depuis le 1er janvier 2023, un acompte versé avant la livraison rend aussi la TVA exigible à son encaissement, pour le montant encaissé.
• Facture d’acompte : l’assujetti doit délivrer une facture pour les acomptes perçus avant la réalisation de l’opération. Elle porte le montant HT de l’acompte, la TVA et le rappel de la commande.
• Facture définitive : elle reprend la totalité de l’opération et fait référence aux factures d’acompte (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10, § 60), puis déduit les sommes déjà facturées.

Pour un micro-entrepreneur en franchise, il n’y a pas de TVA, mais le principe est le même : la proforma ne compte pas dans le chiffre d’affaires ; l’acompte encaissé, si.

Proforma à l’export et en douane

À l’international, la proforma est souvent la première pièce du dossier. L’acheteur étranger s’en sert pour ouvrir un crédit documentaire auprès de sa banque, demander une licence d’importation ou estimer les droits et taxes à l’arrivée. Elle doit donc déjà contenir ce que contiendra la facture commerciale : Incoterm, devise, poids et colisage, origine, code SH des marchandises.

Pour un acheteur hors de l’Union européenne, la livraison de biens expédiés par le vendeur est exonérée de TVA : la proforma l’annonce déjà, avec la mention d’exonération.

Envoi sans vente : la proforma « valeur douane »

Quand il n’y a pas de vente (échantillons gratuits, matériel envoyé en réparation, objets prêtés pour un salon), il n’y a pas de facture commerciale. La proforma sert alors à déclarer une valeur en douane, avec une mention du type « Sans valeur commerciale, valeur indiquée pour la douane uniquement » et le motif de l’envoi.

Facture proforma, devis, facture d’acompte : laquelle choisir

En pratique : un artisan ou un prestataire envoie un devis ; un vendeur de biens standard, surtout à l’export ou face à un service achats, envoie une proforma. Les deux engagent une fois acceptés. Dans les deux cas, c’est la facture d’acompte qui constate l’argent reçu.

Micro-entrepreneurs, acheteurs publics : cas pratiques

Un micro-entrepreneur peut-il faire une facture proforma ?

Oui, comme toute entreprise. Il n’applique pas de TVA et porte la mention de franchise, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (« article L. 233-3 du CIBS » à partir du 1er janvier 2027).

Un acheteur public demande une proforma : que faire ?

Envoyez une proforma ou un devis : il sert à engager la dépense et à émettre le bon de commande. La facture, elle, se dépose ensuite sur Chorus Pro, obligatoire pour les fournisseurs du secteur public.

Peut-on transformer une proforma en facture ?

On ne la « transforme » pas : on émet une facture, avec un nouveau numéro dans la séquence des factures, qui reprend les lignes acceptées et cite la proforma et les éventuelles factures d’acompte.

Faut-il conserver les proformas ?

Ce ne sont pas des pièces comptables, mais gardez-les avec la commande : elles prouvent le prix accepté par le client.

Erreurs fréquentes

• Numéroter la proforma dans la séquence des factures. Elle crée un trou ou un doublon le jour où la facture est émise.
• L’enregistrer en comptabilité. Elle ne constate aucune vente ; seules les factures d’acompte et la facture définitive s’enregistrent.
• Encaisser sans facture d’acompte. L’acompte doit être facturé, et la TVA peut être due dès l’encaissement.
• Laisser croire qu’il s’agit d’une facture. Titre clair et mention « Ce document ne constitue pas une facture ».
• Oublier la durée de validité. Sans elle, votre offre reste ouverte pendant un délai raisonnable, même si vos prix d’achat ont changé.
• Changer les prix sur la facture. Si la proforma a été acceptée, la facture doit reprendre les mêmes lignes et les mêmes prix, sauf accord écrit.

Termes clés

Facture proforma

Document chiffré établi avant la vente, présenté comme une facture mais sans valeur comptable ni fiscale.

Facture d’acompte

Facture émise pour une somme perçue avant la livraison ou la prestation ; elle rend la TVA exigible sur cette somme.

Facture définitive

Facture de l’opération complète, qui rappelle les factures d’acompte et déduit les sommes déjà facturées.

Crédit documentaire

Engagement de la banque de l’acheteur de payer le vendeur contre remise de documents conformes, souvent ouvert sur la base d’une proforma.

Incoterm

Règle de la Chambre de commerce internationale qui répartit frais et risques du transport entre vendeur et acheteur (DAP, EXW…).

Bon pour commande

Mention manuscrite ou électronique par laquelle le client accepte la proforma ou le devis.

Questions fréquentes