Modèle de quittance de loyer

Dernière vérification: octobre 2026 · Aussi en: English

À quoi sert une quittance de loyer

La quittance est la preuve écrite que le loyer d’une période est réglé. Le locataire s’en sert pour prouver qu’il est à jour (pour un nouveau bail, une demande de prêt, un litige), comme justificatif de domicile et pour ses démarches d’aide au logement. Le bailleur, lui, garde le double comme trace de ses encaissements et de ses revenus fonciers.

Elle se distingue d’un relevé bancaire : le virement prouve qu’une somme est partie, la quittance dit à quoi elle correspond (quel mois, quel logement, quelle part de loyer et de charges) et que le bailleur tient la période pour soldée.

Comment remplir ce modèle de quittance de loyer

1. Le bailleur et le locataireLe bailleur (ou l’agence mandatée) comme émetteur, avec son adresse ; le locataire, et tous les colocataires, comme destinataire, avec l’adresse du logement loué.
2. Deux lignes : loyer et chargesUne ligne « Loyer hors charges » et une ligne « Provision pour charges » (ou forfait), avec le mois concerné. Taxe à 0 %.
3. Le paiementDans les notes : date et mode de paiement, la formule « pour solde du loyer et des charges de la période », ou « Reçu pour paiement partiel » avec le solde dû.
4. Une quittance par périodeRefaites-la chaque mois en changeant la période et la date de paiement ; ajustez les montants après une révision du loyer ou une régularisation de charges.
5. Connectez-vous pour la garderVos quittances sont numérotées et conservées dans votre espace, rattachées au locataire. Le téléchargement du PDF est gratuit, avec un petit pied de page LuckPanda ; l’envoi et le PDF sans la marque LuckPanda nécessitent le module Ventes.

Ce que dit la loi : article 21 de la loi du 6 juillet 1989

• Sur demande : le bailleur, ou le tiers qu’il a mandaté (agence), est tenu de transmettre une quittance au locataire qui en fait la demande. Rien n’oblige à l’envoyer spontanément, mais il ne peut pas la refuser une fois le paiement complet.
• Gratuitement : aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Une clause du bail qui mettrait à sa charge des frais d’envoi ou de relance est réputée non écrite (article 4 de la même loi).
• Détail des sommes : la quittance distingue le loyer et les charges.
• Électronique avec accord : avec l’accord exprès du locataire, la quittance peut être transmise de façon dématérialisée (e-mail, espace en ligne).
• Paiement partiel : si le locataire ne paie qu’une partie, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.

Ces règles s’appliquent aux locations soumises à la loi de 1989, c’est-à-dire principalement aux logements loués à titre de résidence principale. Pour un garage, une résidence secondaire ou un local commercial, c’est le contrat qui fixe les règles ; une quittance reste la meilleure preuve de paiement.

Exemple : une quittance mensuelle avec provision pour charges

Jean Lefèvre loue à Sarah Benali un deux-pièces à Lyon, en location vide. Le bail fixe un loyer de 780 € hors charges et une provision pour charges de 65 € par mois, régularisée chaque année. La locataire a payé le mois d’octobre 2026 par virement le 2 octobre.

1. « Quittance de loyer » : à réserver au paiement complet de la période. Sinon, « Reçu ».
2. Période couverte : un mois, ou plusieurs si le paiement les couvre tous.
3. Date et mode de paiement (virement, prélèvement, chèque, espèces).
4. Bailleur (ou agence mandatée) : nom et adresse.
5. Locataire : nom, et tous les colocataires s’il y en a.
6. Adresse du logement loué, si elle n’est pas évidente, et référence du bail.
7. Loyer et charges distingués, comme l’exige l’article 21.
8. Somme totale reçue pour la période.
9. Signature du bailleur ou de son mandataire, et date.

Paiement partiel : un reçu, pas une quittance

En novembre, la locataire ne verse que 500 € le 5 novembre. Le bailleur lui remet un reçu de 500 €, intitulé comme tel, qui indique la période concernée et le solde restant dû de 345,00 €. La quittance de novembre ne sera établie qu’une fois le solde payé.

Aide au logement versée au bailleur (tiers payant)

Quand l’aide au logement est versée directement au bailleur, elle vient en déduction de ce que paie le locataire. La quittance reste établie pour la totalité de la période et montre d’où vient l’argent, par exemple avec une aide de 210 € :

Mentions d’une quittance de loyer

La loi impose seulement de distinguer loyer et charges. Pour que la quittance serve vraiment de preuve, l’usage est d’y porter :

Loyer, provision pour charges et régularisation

Les charges récupérables (eau, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères…) se paient en général par provisions mensuelles, puis font l’objet d’une régularisation annuelle sur la base des dépenses réelles. Pour une location meublée ou une colocation à bail unique, le bail peut aussi prévoir un forfait de charges, qui n’est pas régularisé.

• La quittance mensuelle montre la provision versée, pas les charges réelles.
• Le mois où le locataire paie un complément de régularisation (ou reçoit un trop-perçu), ajoutez une ligne « Régularisation des charges 2025 » sur la quittance de ce mois, ou établissez un reçu distinct.
• Si le loyer est révisé (indexation annuelle sur l’indice de référence des loyers), la quittance suivante porte le nouveau montant.

Quittance par e-mail ou en PDF

L’envoi dématérialisé est permis avec l’accord exprès du locataire. Recueillez cet accord par écrit : une clause du bail, un e-mail du locataire ou un formulaire signé. Sans accord, le locataire peut exiger une quittance papier, toujours sans frais.

Aucun format n’est imposé. Un PDF signé (signature scannée ou électronique) envoyé chaque mois, ou mis à disposition dans un espace en ligne, convient. Gardez une copie de chaque quittance envoyée et la preuve de l’envoi.

Quittance, attestation de loyer et aides au logement

Pour une demande d’aide au logement (APL, ALF, ALS), la CAF ou la MSA peut demander des justificatifs du loyer : une attestation de loyer remplie par le bailleur, ou des quittances. Un bailleur qui refuse de fournir ces documents prive le locataire d’une aide à laquelle il a peut-être droit ; la quittance reste due dans tous les cas.

Colocation, meublé, plusieurs mois : cas particuliers

Colocation : une quittance ou plusieurs ?

Avec un bail unique, une quittance au nom de tous les colocataires, pour le total reçu, suffit. Si chaque colocataire paie sa part, vous pouvez aussi remettre à chacun une quittance de sa part, en précisant la part et le total du logement.

Location meublée : mêmes règles ?

Oui pour une résidence principale : quittance gratuite sur demande, loyer et charges distingués. Le forfait de charges, fréquent en meublé, apparaît comme tel.

Une quittance pour plusieurs mois ?

Oui, si le locataire a payé ces mois ensemble. Indiquez la période complète et le détail loyer et charges pour chaque mois ou pour le total.

Le locataire peut-il demander les quittances des mois passés ?

Oui, pour les périodes payées : le bailleur ne peut pas les refuser et ne peut rien facturer pour les établir.

Combien de temps garder ses quittances

Les actions nées d’un bail d’habitation se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989) : un bailleur ne peut en principe plus réclamer de loyers impayés au-delà. Le locataire garde donc ses quittances au moins trois ans, et en pratique jusqu’à la fin du bail et la restitution du dépôt de garantie. Le bailleur conserve ses doubles avec ses justificatifs de revenus fonciers.

Erreurs à éviter

• Facturer la quittance ou son envoi. C’est interdit, y compris par une clause du bail.
• Un montant global sans détail. La loi impose de distinguer loyer et charges.
• Une quittance pour un paiement partiel. Remettez un reçu avec le solde restant dû ; la quittance prouverait un paiement complet.
• Envoyer par e-mail sans accord exprès. Gardez l’accord écrit du locataire.
• Antidater ou établir la quittance avant le paiement. En cas de chèque, « sous réserve d’encaissement ».
• Ajouter de la TVA. Le loyer d’un logement d’habitation n’y est pas soumis dans le cas général.

Termes clés

Quittance de loyer

Document par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu le paiement complet du loyer et des charges d’une période.

Reçu

Document remis pour un paiement partiel ; il ne vaut pas quittance de la période.

Avis d’échéance

Appel du loyer et des charges adressé par le bailleur avant la date de paiement.

Provision pour charges

Avance mensuelle sur les charges récupérables, régularisée chaque année sur les dépenses réelles.

Forfait de charges

Montant fixe de charges, sans régularisation, possible en meublé et en colocation à bail unique.

Tiers payant

Versement de l’aide au logement directement au bailleur, en déduction du loyer.

Questions fréquentes